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夕陽ヶ丘法律事務所ブログ

2021/07/09

メールを使った日報の活用

メールを使った日報の活用 

 メールを使った日報の活用について、ご説明します。

日報の活用

 日報を使えば、以下のことができます。

(1)社員の仕事を見える化ができます。
  労働時間の管理にも使えます。
  社員の問題行動の証拠化にも使えます。

(2)仕事の進捗状況も管理できます。

(3)社員同士や、上司のコミュニケーションにも使えます。

参考文献

 今回ご紹介する「メールを使った日報の活用」の元ネタは以下のとおりです。

 長尾一洋 著 「仕事の見える化」 中経出

件名のルール決め

(1)メールの件名について、社内ルールを作ります。

 (ア)業務日報であれば、「日付 業務日報 差出人 」を記載します。
   「030422 業務日報  山田花子」という形です。

 (イ)取引先の訪問日報であれば、「日付 訪問日報 訪問先 差出人」を記載します。
   「030422 訪問日報  〇〇㈱  山田花子」という形です。

(2)件名を統一しておけば、メールで一括検索が可能です。

  例えば、「訪問日報  〇〇㈱ 」で検索すれば、日々の訪問での具体的なやりとりが分かります。

  「030403  訪問日報  〇〇(株) 山田花子」
  「030421  訪問日報  〇〇(㈱) 山田花子」

記載内容のルール決め

 もちろん、記載内容も社内ルールを決めておきます。例えば、以下のとおりです。

【本日行った業務】

【明日以降に行う業務】

  〇〇  (〇月〇日までに行う。)

【相談したいこと】

 〇〇についてのやり方が分かりません。

リアクションすることが大切

 部下が書いた日報については、管理職は必ず、返事をするようにします。

 また、他の社員が、別の社員の日報に返事を返したときには、それにも反応を示し、社員同士のコミュニケーションを活発化させるようにリアクションをすることが大切です。

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