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夕陽ヶ丘法律事務所ブログ

2022/01/06

契約締結の立ち合い(1)

契約書の締結手続で求められていること。

(1)契約の締結手続とは、訴訟になった場合に、契約の成立を立証する証拠(当事者の言動の証拠)をそろえること理解して下さい。
(2)トラブルにならないこと、訴訟にならないこと、お互いの認識に齟齬がないことが大切です。
ポイントポイントでの意思確認が大切です。
(3)契約の締結手続は、事業活動の一環です。スピードが求められます。したがって、ポイントを押さえつつ、簡略化させることも必要になります。
(4)契約締結手続については、トラブルにならないためのノウハウの蓄積や、権限移譲を前提したマニュアル化も必要になります。
 契約手続についてはポイントを押さえつつ、現場でのルール作りが必要になります。

 以下を念頭に、シンプルに契約の締結に必要な手続を案内します。

契約書の作成

 契約書の作成手続については省略します。

事前の確認

(1)契約書のチェック

 事前に、契約書を相手型に送って、当事者が契約書の内容を確認する必要があります。

(2)身分証のチェック

 慎重な取引をする場合には、事前に身分証のコピーを送ります。

 契約時に持参してもらう身分証を確認する意味もあります。

 契約書の当事者の記載を確認する意味もあります。

(3)現金の交付方法の確認

 例えば、現金100万円を数えるのは、大変です。

 例えば、銀行の窓口で手続すれば、銀行の職員から手渡された現金をそのまま渡すという方法もあります。

 例えば、購入者がインターネットバンクで送金し、売却者もインターネットバンクで入金を確認する方法もあります。この場合、時差について調べることが必要です。

 仮に現金で受け取るとしても、防犯の問題があります。お金を受け取ったら、近くの銀行で入金できるかも大切な考慮要素です。

 現金を渡すなら契約締結は午後に設定しましょう。仮に、午前中に現金の交付するとなると、前日に現金を銀行で引き出すことになり、その現金を誰が管理するかも問題となります。

(4)購入物の引き渡し方法

 例えば、不動産の売買であれば、契約締結時に登記書類を交付します。そのときには、売買契約の当日、司法書士に同伴してもらい、必要書類がそろっているか確認してもらうことがあります。

 例えば、中古車の販売であれば、事前に車両の状態を第三者にチェックしてもらって、その状態を事前に確認してもらう必要があります。

持ち物の確認

(1)持ち物の事前連絡

 持ち物を事前に確認する必要があります。

 契約書

 領収書

 身分証と身分証のコピー

 事前に渡した契約書のコピー

 ICレコーダー

(2)契約書の用意

 どちらが、契約書を用意するか、印紙代をどちらが負担するか、確認が必要です。

(3)領収書

 その場で現金を手渡しする場合には領収書を用意します。

 領収書も契約書と同じく、事前に文面等を両当事者が確認した方がよいでしょう。

(4)身分証

 身分証を持ってきてもらい、不自然なところがないかを確認します。

 コピー機があるところでは、身分証を確認した証拠としてコピーを取ることもあります。

 コピー機がない場所で、契約決済をする場合には、身分証のコピーも別に持ってきてもらうことがあります。

(5)事前に渡した契約書のコピー

 事前にチェックしてもらった契約書を持ってきてもらいます。そうすれば、当日、契約締結の場で行うのは、事前の契約書と同一かどうかだけになります。

 当日のチェック時間を大幅に削減できます。

(6)ICレコーダー等の用意

  重大な取引の場合には、取引の様子を録音しておくことがあります。

(7)前日、相手方に対し「当日、持参するもの」を連絡しましょう。

当日の流れ

(1)ご挨拶

 録音をするのであれば、挨拶から始めるのがよいでしょう。

 「●●社のAです。」これによって、録音を聞く際には誰が誰なのか分かります。

(2)趣旨説明

 出席者は誰なのか、何の契約をするのか。いつ、どこに集まったのか、簡単に説明をしまししょう。

 会話に途中から入っても、話が分からないことがあると思います。裁判官に録音データを聞いてもらうとしても、補足説明がなければ、意味が分からないこともあります。

 事情が知らない第三者を連れてきたということをイメージして、簡単に趣旨説明を行います。

(3)契約書の内容を確認します。

 事前に契約書について確認してもらっているのであれば、契約書の同一性を確認してもらいます。

 「事前にお渡しした契約書をお出しください。こちらが、本日お持ちした契約書です。見比べて頂いて齟齬がないか。」確認してください、という形で進めます。

 もしくは、契約書の内容を両当事者で読みながら確認します。

 「第1条は●●という意味です。第2条は●●という意味です。 」

(4)身分証の確認

 身分証を交付してもらい、不自然なところがないかを確認します。

 契約の当事者欄の記載と違いがないかを確認します。

 コピー機があるところでは、身分証を確認した証拠としてコピーを取ることもあります。

(5)現金や現物の引き渡し

 契約に基づいて、現金等を交付します。

(6)契約書等の署名

  契約書や、領収書に署名し交付します。

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