【社内ルール】テンプレートの活用（作業フォルダーと、事件フォルダーの分離）

テンプレート

（１）前に作った文書を見ながら文書を作れれば作業効率があがります。
（２）簡単に、前の文書を見つける方法をお伝えします。

作業フォルダーと案件フォルダーの分離

（１）「作業フォルダー」で文書を作成して、その文書を「案件フォルダー」に移せば簡単にできます。

（２）例えば、前に作った内容証明を参考に、新しい内容証明を作る例を説明します。

　

（ア）「内容証明」のフォルダーを作ります。

　　「日付　→　依頼者　→　案件概要」で、文書名を保存します。

　　「０２１１０９　○○株式会社　債権回収」

　　「０３０４１１　山田花子　　　離婚」

　　　似た概要の文書を探し、これをコピーして作成します。

（イ）「案件フォルダー」にコピーする。

　　内容証明の「作業フォルダー」で文書を作った後に、依頼者名の付いた「案件フォルダー」に移します。

（３）ルールの概要

　　文書の作成スールは、以下のとおりです。

　「業務フォルダー」　例　　「内容証明」のフォルダーで文書を作ります。

　「案件フォルダー」　例　　文書が完成したら、「山田花子」の案件フォルダーに移動させます。

社員の心理

（１）実際には、作った文書を別のところにコピーするという作業が一つ増えます。人は作業が増えると、そのルールに従ってくれないという傾向があります。
（２）しかし、前の文書を見ながら作った方が楽なので、このルールは守てくれます。

作業フォルダーのメリット

（１）前の文書をそのまま残すので、マニュアル代わりに使えます。
（２）社員にとっても、作業コストが下がることが実感しやすく、スムーズに導入が可能です。
（３）実際に取り扱った案件ベースで、テンプレが増えるので、会社ごとにベストなテンプレが増えていきます。

クラウドストレージの活用

（１）クラウドストレージを利用していれば、データのバージョン情報が保存されます。例えば、ワードを上書き保存してしまっても、何か月前のデータを見ることもできます。
（２）クラウドストレージを使うと、エクセルや、ワードの文書の中身の検索まで可能になります。例えば、「山田一郎」と文書検索をしても、ファイル名が「山田一郎」でなければヒットしません。しかし、クラウドストレージでは、文書の中身に、「山田一郎」と記載されていれば、これの検索が可能です。

ルールの設定とシステム導入

（１）もちろん、ルールを徹底させるのは大変です。
（２）しかし、高いシステムを導入しても、社員全員でシステムに入力するというルールを守らなければ意味がありません。
（３）仮に、「お客様との連絡記録」を保存するだけであれば、高いシステムは不要かもしれません。