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夕陽ヶ丘法律事務所ブログ

テンプレートの活用(作業フォルダーと、事件フォルダーの分離)

2022/11/13

テンプレート

(1)前に作った文書を見ながら文書を作れれば作業効率があがります。
(2)簡単に、前の文書を見つける方法をお伝えします。

作業フォルダーと案件フォルダーの分離

(1)「作業フォルダー」で文書を作成して、その文書を「案件フォルダー」に移せば簡単にできます。

(2)例えば、前に作った内容証明を参考に、新しい内容証明を作る例を説明します。

 

(ア)「内容証明」のフォルダーを作ります。

  「日付 → 依頼者 → 案件概要」で、文書名を保存します。

  「021109 ○○株式会社 債権回収」

  「030411 山田花子   離婚」

   似た概要の文書を探し、これをコピーして作成します。

(イ)「案件フォルダー」にコピーする。

  内容証明の「作業フォルダー」で文書を作った後に、依頼者名の付いた「案件フォルダー」に移します。

(3)ルールの概要

  文書の作成スールは、以下のとおりです。

 「業務フォルダー」 例  「内容証明」のフォルダーで文書を作ります。

 「案件フォルダー」 例  文書が完成したら、「山田花子」の案件フォルダーに移動させます。

社員の心理

(1)実際には、作った文書を別のところにコピーするという作業が一つ増えます。人は作業が増えると、そのルールに従ってくれないという傾向があります。
(2)しかし、前の文書を見ながら作った方が楽なので、このルールは守てくれます。

作業フォルダーのメリット

(1)前の文書をそのまま残すので、マニュアル代わりに使えます。
(2)社員にとっても、作業コストが下がることが実感しやすく、スムーズに導入が可能です。
(3)実際に取り扱った案件ベースで、テンプレが増えるので、会社ごとにベストなテンプレが増えていきます。

クラウドストレージの活用

(1)クラウドストレージを利用していれば、データのバージョン情報が保存されます。例えば、ワードを上書き保存してしまっても、何か月前のデータを見ることもできます。
(2)クラウドストレージを使うと、エクセルや、ワードの文書の中身の検索まで可能になります。例えば、「山田一郎」と文書検索をしても、ファイル名が「山田一郎」でなければヒットしません。しかし、クラウドストレージでは、文書の中身に、「山田一郎」と記載されていれば、これの検索が可能です。

ルールの設定とシステム導入

(1)もちろん、ルールを徹底させるのは大変です。
(2)しかし、高いシステムを導入しても、社員全員でシステムに入力するというルールを守らなければ意味がありません。
(3)仮に、「お客様との連絡記録」を保存するだけであれば、高いシステムは不要かもしれません。

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