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夕陽ヶ丘法律事務所ブログ

事件終了後の記録の保管

2022/11/01

記録の処分の方針

(1)事件終了後、例えば、契約書の原本を預かっている場合には、その原本を返還します。
(2)依頼者に対し、記録の受け取りを希望するか、それとも、破棄を望むか聞きます。
(3)23条照会、職務請求、住民票、戸籍については依頼者に返却しません。
 依頼者以外の個人情報も記載されている可能性があること、後日、再交付を受けることが可能であるかからです。

依頼者へのメール

●●様

いつもお世話になっております。

井上です。

1 事件記録の処分
(1)事件が終了し、弊所ではこの記録を利用しない予定です。
(2)事件記録の件ですが、①受け取りを希望されますか。②それとも、弊所での処分を希望されますか。
(3)なお、弊所で処分を希望される場合は、本日より1年後に破棄する予定です。

2 お願い
(1)記録の受け取りを希望されるか返事下さい。
(2)仮に受け取りを希望される場合には、送り先を教えて下さい

民事記録とPDF化

(1)委任契約書、請求書、清算書はPDF化します。
(2)証拠は事件処理中にPDF化済みなので、1年後に破棄します。
(3)主張書面はPDF化します。

刑事記録とPDF化

(1)起訴状、証拠カード、論告、弁論はPDF化します。
(2)刑事記録は、正当理由があれば後日検察庁等から取得可能です。
(3)乙号証、任意開示の証拠は、①PDFして1年後に破棄するか、そのまま、②10年間保管して破棄します。

依頼者へ返還

(1)依頼者が記録の受け取りを希望されたケースでは依頼者に記録を送ります。
(2)依頼者に返却する前に、記録をPDF化ししてデータとして保管します。
(3)23条照会、職務請求、住民票、戸籍については依頼者に返却せずに10年後に破棄します。

1年後に破棄

(1)記録をPDF化ししてデータとして保管します。
(2)団ポールに入れて1年後に破棄します。
(3)どの段ボールに入れたかは記録しません。

10年後に破棄

(1)依頼者から破棄の了解をとれなかったケース、PDFするのに30分以上かかるケース、その他、問い合わせが予想されるケースでは、10年間保管します。

(2)個別にどの段ボールに入れたかを記録します。10年後に破棄します。

段ボールの記録を取る

(1)10年後に破棄する予定の記録は、どの段ボールに入れたのか記録とります。(2)下記のエクセルのシートに入力します。

(3)クラウドストレージで、エクセルを管理するので後日、依頼者名で検索が可能です。

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