【社内ルール】事件記録のデータ化

事件記録のデータ化

（１）事件記録を全てデータ化して、社外から、アイパッドで見たい。
（２）記録を全て持ち出すことはできないので、アイパッドだけにしたい。
（３）記録を全てデータ化して、事件後は全て記録を処分したい。

複合機の設定

（１）複合機を設定すれば、相手方からの文書は自動でPDF化されてメールで飛んできます。

（２）実際に、PDF化するのは、こちらが出す証拠のPDFだけになります。

文書名を付ける

（１）文書名を以下のルールで付けます。

　　「日付　→　依頼者　→　文書名」で、文書名を付けます。

　　「０２１１０９　【山田】　訴訟」

　　「０２１１０９　【山田】　証拠説明書（１）」

　　「０２１１０９　【山田】　甲１～甲１０」

　　「０２１１３０　【西田】　答弁書」

　　「０２１２２０　【西田】　準備書面（１）」

　　「０２１２２０　【西田】　証拠説明書（１）」

　　「０２１２２０　【西田】　乙１～乙３」

（２）上記のように名前を付ければ、主張書面、証拠説明書、証拠を区別せずに、分類できます。

（３）「原告」ではなく、「山田」と名前を付けるのは、テンプレート（作業フォルダー）で利用するからです。

（４）「乙１～乙１０」と連続しても、そのままフォルダー化させることができます。

クラウドストレージでの共有

（１）お客様に、クラウドストレージを利用して事件記録全てを共有することもできます。

（２）その際には、お客様用の閲覧フォルダーを事件記録を全てコピーして共有します。お客様が記録を改変してしまうことを防ぐためです。