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夕陽ヶ丘法律事務所ブログ

事件記録のデータ化

2022/11/13

事件記録のデータ化

(1)事件記録を全てデータ化して、社外から、アイパッドで見たい。
(2)記録を全て持ち出すことはできないので、アイパッドだけにしたい。
(3)記録を全てデータ化して、事件後は全て記録を処分したい。

複合機の設定

(1)複合機を設定すれば、相手方からの文書は自動でPDF化されてメールで飛んできます。

(2)実際に、PDF化するのは、こちらが出す証拠のPDFだけになります。

文書名を付ける

(1)文書名を以下のルールで付けます。

  「日付 → 依頼者 → 文書名」で、文書名を付けます。

  「021109 【山田】 訴訟」

  「021109 【山田】 証拠説明書(1)」

  「021109 【山田】 甲1~甲10」

  「021130 【西田】 答弁書」

  「021220 【西田】 準備書面(1)」

  「021220 【西田】 証拠説明書(1)」

  「021220 【西田】 乙1~乙3」

(2)上記のように名前を付ければ、主張書面、証拠説明書、証拠を区別せずに、分類できます。

(3)「原告」ではなく、「山田」と名前を付けるのは、テンプレート(作業フォルダー)で利用するからです。

(4)「乙1~乙10」と連続しても、そのままフォルダー化させることができます。

クラウドストレージでの共有

(1)お客様に、クラウドストレージを利用して事件記録全てを共有することもできます。

(2)その際には、お客様用の閲覧フォルダーを事件記録を全てコピーして共有します。お客様が記録を改変してしまうことを防ぐためです。

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