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夕陽ヶ丘法律事務所ブログ

過去の記録(データ)処分と、その検索

2022/11/13

過去の記録(データ)

(1)何年の前のお客さんから問い合わせがある場合があります。

(2)弁護士であれば、利益相反の問題がないかチェックしたいこともあります。

過去のデータの保存方法と検索

(1)過去のデータは消去しません。最近見ていないフォルダーがあれば、どんどん「その他フォルダー」か、「終了フォルダー」に入れていきます。

 あまり使っていないデータは消しません。「その他フォルダー」か、「終了フォルダー」に入れて「見えない」状態にします。

(2)過去のデータは消していないので、検索すれば簡単に復活できます。

(3)データの保存コストはどんどん下がってきています。古いデータを消去するのではなく、見えない状態にして、そのまま保存する方がよいでしょう。

クラウドストレージのメリット

(1)クラウドストレージを使うと、エクセルや、ワードの文書の中身の検索まで可能になります。例えば、「山田一郎」と文書検索をしても、ファイル名が「山田一郎」でなければヒットしません。しかし、クラウドストレージでは、文書の中身に、「山田一郎」と記載されていれば、これの検索が可能です。

(2)過去のデータの検索だければ、クラウドストレージの場合、文書名の作成ルールがずさんでも、データの閲覧そのものは問題ないことが多いです。

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