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夕陽ヶ丘法律事務所ブログ

2021/12/25

問題社員への指導、監督を記録化する。

録音

(1)社員への指導を記録する方法として、録音は不適切です。

(2)録音データは、退職の話し合いをするなど、紛争が激化した時点に限って使用しましょう。

(3)指導は何回も行いますが、録音データはその中身を見るのにその記録時間全て再生して聞く必要があります。内容の確認だけでも何時間もかかります。

(4)他人の会話は、途中から聞いても意味が分かりません。会話の内容を理解するには、当事者から再度ヒアリングすることが必要になります。

報告書、誓約書

(1)お客さんからのクレーム等、ミスがあれば、報告書を書かせましょう。

(2)業務改善を約束させる誓約書を書かせるのも有効です。

(3)証拠として使うには、何も知らない裁判官がその文書を読んだだけで事情が分かるものであることが必要です。書き直しを命じることも必要です。

(4)印鑑は不要ですが、名前は手書きさせましょう。

        報告書

1 報告

 〇〇の件でお客様からクレームとなりました。

2 原因・改善点

 お客様への説明時に文書で説明するルールになっていたところ、これを怠りました。

 これがあれば、説明していたことを証明できたはずでした。

 これからは、マニュアル通り説明文を使います。

               令和2年11月20日

   山田とおる    

命令書

 社員が反省文に書面しない場合や、指導のための面談を拒否した場合には命令書を送ります。

        命令書

             令和2月11月24日

山田とおる殿

             〇〇株式会社

             担当 ○○

1 経緯

 令和2年11月22日、お客様からクレームがありました。

 令和2年11月24日、当社の社員●●が貴殿に対し、「上記の件で問題点の報告をしてほしい。今後の改善点について話し合いたい。」と申し入れましたが、貴殿は自分は悪くいない。」として拒否されました。

2 業務命令

 当社としては、貴殿に対し、上記の話し合いの時間を作るように命じます。

3 警告

 上記は業務命令であり、同業務命令違反は、懲戒となります。

メールやラインの活用

 これらに代えて、ややフランクな方法として、報告や改善命令をメールやラインも使えば記録化することも可能です。もちろん、メールだけの注意は注意とはいえません。口頭で注意し、その後に証拠化するツールとして使うのがよいでしょう。

指導の記録化

(1)指導の話し合いに応じるように命じます。

   → 話し合いを拒否されれば、命令書として記録化します。

(2)指導をして、改善の約束をすることになれば、これを誓約書として提出させます。

(3)ややフランクな方法としては、本日の話し合いについて議事録を作り、メールで送る等の方法もあります。

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