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夕陽ヶ丘法律事務所ブログ

タスク管理

2022/10/26

タスク管理

 タスク管理は、抱えている仕事の優先順位を決めたり、忘れないようにする技術です。

1 タスクの書き出し

 まずは、紙に抱えているタスクを全て書いてみましょう。

2 30分以内にできる仕事

 30分以内にできる仕事をピックアップします。
 仕事は終わらせてしまえば管理する必要もありません。
 すぐに終わらせれる仕事はすぐに終わらせます。

3 時間がかかる仕事

 時間がかかる仕事は、スケジュール帳に入れます。
 これによって、すべての仕事を終わらせられるかを管理できるようになります。
 進捗が遅れているかも管理できます。

4 相手方待ちの仕事

 お客さんの返事待ち等の仕事があります。これをリストアップします。
 忘れないようにするために、目につく場所に以下のものを置きます。
 ① 自分の机の上にファイルを立てて置く、②メールの題名に仕事内容を書いて、自分に送る。終わったらゴミ箱に入れる等します。

5 絶対に忘れない仕事

 お客さんの返事待ちであるが、必ず返事をやくれる人の仕事はタスク管理から外してもいいかもしれません。
 役所の許可待ちであるが、次の段階に進んだ場合には、必ず知らせが来る場合にもタスク管理から外してよいでしょう。

6 チームの仕事は最優先

 チームで任された仕事は最優先で行います。他人の仕事のチェックも最優先で行います。
 自分がやらないと全体が遅れます。また、周りのモチベーションも下がります。

7 外出の用事はまとめて行う。

 効率よく外出の用事はすませたいところです。
 期限が迫ると、そのことだけのために外出する必要がでてきます。外出する必要がある仕事も最優先です。

8 緊急ではないが、重要な仕事


 週に1日は、緊急ではないが、重要な仕事にあてたいです。
 週に半日でも時間を確保できたか、チェックします。

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