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夕陽ヶ丘法律事務所ブログ

会議のコストと、効率化

2022/10/09

会議のコスト

(1)ある会社で全員参加の会議を1時間したとします。
(2)会議のコストは、参加者の人件費の1時間分ではなく、会社の運営費の1時間分です。
(3)参加したメンバーの1時間当たりの時給に、人件費率を割ったものが会議のコストです。

会議のコスト

(1)会議の目的を明確にしましょう。①決める会議なのか、②意見を出し合う会議なのか、②情報共有の会議なのか、明確にしましょう。
(2)情報共有が目的であれば、会議自体を無くせないかを検討します。
(3)参加人数を減らせないか検討しましょう。
(4)「できる人は、上司と一緒に会議にでない」というデータもあります。①決める会議では、同じ部署の人間が二人も参加する必要があるのか、検討しましょう。

参考

 沢渡 あまね「職場の科学 日本マイクロソフト働き方改革推進チーム×業務改善士が読み解く「成果が上がる働き方」 」75頁以下、109頁以下

会議の時間

(1) 会議は参加者の時間を奪います。会議時間の設定と、その遵守が必要です。
(2) 会議は長くても1時間以内、30分程度が理想的です。

事前準備の充実

(1)事前準備に時間をかけましょう。
(2)事前準備に1時間かかっても、会議が1時間短くなれば、他のメンバーの時間の消費を1時間削ったことになります。

会議後のフォロー

(1)前回の会議での議論を前提に、次の会議までに、担当者の進捗状況を管理して、担当者のサポートすることも大事です(1on1)。
(2)担当者は会議で約束した仕事を終わらせて満足しがちです。次の会議まで先に進めれるのであれば先に進めた方が良いです。
(3)会議のアウトプットは、究極的には、会議後の各人のパフォーマンスです。
会議後のフォローでこれを伸ばすことができます。

会議の効率化の検証

(1)会議の内容として、以下も簡単に確認しましょう。
①前回の会議で決まったこと
②その後に、誰が何をどれだけやったのかも確認が必要です。
(2)会議のアウトプットは、究極的には、会議後の各人のパフォーマンスです。これを確認します。

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