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夕陽ヶ丘法律事務所ブログ

2021/10/10

電子帳簿保存法(請求書がメールで送られ来てた場合①) 

請求書がメールで送られ来てた場合

令和4年4月1日より、請求書をメールで送ってもらう場合に、電子帳簿保存法の対策が必要になります。

電子帳簿保存法

(1)電子帳簿保存法は、税金関係でのデジタル化を加速させるために作られた法律です。請求書等をデジタルで保存する方法を定めた法律です。
(2)請求書をメールで送ってもらう場合に、①改ざん等ができない仕組みと、②これを検索できる仕組みが必要になります。
(3)なお、郵送されてきた請求書については、今まで通りの保存で構いません。

①改ざん等ができない仕組み

請求書がメールで送られ来た場合、メールさえ保存していれば添付ファイルそのものを後日、改変等することはできません。メールさえ消さなければこの要件を満たすことになります。


②検索できる仕組み

(1)問題になるのは、検索できる仕組みです。「取引年月日、取引先、取引金額」による検索ができる仕組みが必要になります。
(2)国税庁の「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」の22頁によれば、請求書がメールで送られてきた場合について、これを受け取った者が①「取引年月日、取引先、取引金額」について、エクセル等の一覧表を作る方法、もしくは、②請求書をダウンロードして、そのデータの文書名に、「取引年月日、取引金額、取引先」を記載し、これらの請求書(のデータ)を一つのフォルダーで管理する方法が紹介されています。

「20190324  山田商事(㈱)  342000円」
「20190422  西山建設(㈱)   40000円」

https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021006-031_03.pdf

(3)なお、私見ですが、メールを受け取った日も記載しておいた方が良いでしょう。

(4)極端な意見としては、「メールで請求書を受け取ることを辞めて紙で送ってもらうべき。」という意見もあります。

5 クラウドストレージ
 請求書をクラウドストレージで送ってもらうことは認められなくなります。
 クラウドストレージの場合、送り手の都合っでこれを削除することができてしまうからです。

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