【事件の終了】事件終了後の記録の保管

記録の処分の方針

（１）事件終了後、例えば、契約書の原本を預かっている場合には、その原本を返還します。
（２）依頼者に対し、記録の受け取りを希望するか、それとも、破棄を望むか聞きます。
（３）２３条照会、職務請求、住民票、戸籍については依頼者に返却しません。
　依頼者以外の個人情報も記載されている可能性があること、後日、再交付を受けることが可能であるかからです。

依頼者へのメール

●●様

いつもお世話になっております。

井上です。

１　事件記録の処分
（１）事件が終了し、弊所ではこの記録を利用しない予定です。
（２）事件記録の件ですが、①受け取りを希望されますか。②それとも、弊所での処分を希望されますか。
（３）なお、弊所で処分を希望される場合は、本日より１年後に破棄する予定です。

２　お願い
（１）記録の受け取りを希望されるか返事下さい。
（２）仮に受け取りを希望される場合には、送り先を教えて下さい

民事記録とPDF化

（１）委任契約書、請求書、清算書はPDF化します。
（２）証拠は事件処理中にPDF化済みなので、１年後に破棄します。
（３）主張書面はPDF化します。

刑事記録とPDF化

（１）起訴状、証拠カード、論告、弁論はPDF化します。
（２）刑事記録は、正当理由があれば後日検察庁等から取得可能です。
（３）乙号証、任意開示の証拠は、①PDFして１年後に破棄するか、そのまま、②１０年間保管して破棄します。

依頼者へ返還

（１）依頼者が記録の受け取りを希望されたケースでは依頼者に記録を送ります。
（２）依頼者に返却する前に、記録をPDF化ししてデータとして保管します。
（３）２３条照会、職務請求、住民票、戸籍については依頼者に返却せずに１０年後に破棄します。

１年後に破棄

（１）記録をPDF化ししてデータとして保管します。
（２）団ポールに入れて１年後に破棄します。
（３）どの段ボールに入れたかは記録しません。

１０年後に破棄

（１）依頼者から破棄の了解をとれなかったケース、PDFするのに３０分以上かかるケース、その他、問い合わせが予想されるケースでは、１０年間保管します。

（２）個別にどの段ボールに入れたかを記録します。１０年後に破棄します。

段ボールの記録を取る

（１）１０年後に破棄する予定の記録は、どの段ボールに入れたのか記録とります。（２）下記のエクセルのシートに入力します。

（３）クラウドストレージで、エクセルを管理するので後日、依頼者名で検索が可能です。