【事件の終了】過去の記録（データ）処分と、その検索

過去の記録（データ）

（１）何年の前のお客さんから問い合わせがある場合があります。

（２）弁護士であれば、利益相反の問題がないかチェックしたいこともあります。

過去のデータの保存方法と検索

（１）過去のデータは消去しません。最近見ていないフォルダーがあれば、どんどん「その他フォルダー」か、「終了フォルダー」に入れていきます。

　あまり使っていないデータは消しません。「その他フォルダー」か、「終了フォルダー」に入れて「見えない」状態にします。

（２）過去のデータは消していないので、検索すれば簡単に復活できます。

（３）データの保存コストはどんどん下がってきています。古いデータを消去するのではなく、見えない状態にして、そのまま保存する方がよいでしょう。

クラウドストレージのメリット

（１）クラウドストレージを使うと、エクセルや、ワードの文書の中身の検索まで可能になります。例えば、「山田一郎」と文書検索をしても、ファイル名が「山田一郎」でなければヒットしません。しかし、クラウドストレージでは、文書の中身に、「山田一郎」と記載されていれば、これの検索が可能です。

（２）過去のデータの検索だければ、クラウドストレージの場合、文書名の作成ルールがずさんでも、データの閲覧そのものは問題ないことが多いです。