タスク管理のルール

タスク管理ルール

（１）タスク管理にはルールが必要です。ツールはあくまでルールの設定と、これの実践を管理する手段にすぎません。

（２）「ルールを決める。ルールを運用する。ルールの問題点話し合って調整する。」これの繰り返しが必要です。

（３）例えば、以下のような案を提案します。

タスク管理のルール

１　一般ルール

　仕事については、以下のルールでタスク管理ソフトに入力する。

（１）仕事が発生したり、依頼したりする場合には、依頼日を記載する。

　　【4月10日依頼】〇〇の書面作成

（２）仕事内容は分割して、一週間程度でできる内容に分割する。

　分割したタスクは一つ一つタスクとして明記する。

（３）依頼日より、一週間が経過していた場合には、仕事の振り直しを行う。

（４）一週間で終わらない仕事は、【要チェック】と記載する。

　　期限が長めの仕事は、トラブルになりやすいからです。

　【要チェック】【4月10日依頼】〇〇の書面作成

（５）仕事の期限を記載して、期限超過を防止します。

　【4月10日依頼】〇〇の書面作成（期限は9月10日）

２　仕事量のチェック

　仕事量に問題が起きていないかは以下の方法でチェックする。

（１）仕事を、一週間で終わる仕事と、一週間で終わらない仕事（【要チェック】）に分ける。

（２）一週間で終わる仕事について、遅延が無いかをチェックする。

（３）一週間で終わらない仕事（【要チェック】）については、抱える数量を決めて置く。

３　期限徒過のチェック

（１）期限を徒過した場合には、原則別人が対応する。

　もう少しでやる等の発言を認めると、期限のチェックの意味がなくなる。

（２）もしくは、仕事そのものを無くせないか検討する。

４　依頼者ヒアリング

　依頼者のヒアリングについては、特別に以下のルールを設定する。

（１）依頼者にヒアリングが必要な仕事が発生した場合には、1週間以内にヒアリング日を設ける。

（２）ヒアリングした結果を書面化する必要が有る場合には、当日もしくは、翌日までに書面でまとめる。

（３）ヒアリングした結果を書面化する必要が有る場合には、ヒアリングをした日と、書面作成のタスクを記録化する。

　　【4月10日ヒアリング】〇〇の書面作成