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中小企業のIT化・DX

【情報の取得】録音データの預かり時の注意

2023/07/23 更新

USBでの預かり

(1)データについては、USBで持って来てもらう以外の方法ではお断りします。
 マイクロSDで持ってくるお客さんもいますが、打ち合わせ時に出力できないことがあるからです。
(2)USBに関してもその場でコピーし、USBをそのまま返します。
 USBは、名前が書かれておらず誰のものか分からなくるからです。

録音データはそのままでは使えない

(1)1時間の会話の録音を聞くには、倍速でも30分かかります。
 大量の録音データを持ってこられても、どの部分が重要なのか分かりません。
 少なくともどんな話をしたのか、教えてもらえないとか中身を把握できません。

(2)全体的な流れを知らなければ、録音データを聞いただけでは話が分かりません。
 その場合には、録音データを聞く時間だけではく、その補足内容についてもヒアリングする時間がかかります。

依頼者への依頼

(1)「大量の録音データを渡して、聞いてほしい。」と依頼を受けることがありますが、現実的ではありません。
(2)その場合には、打合せ前に、依頼者に録音データについて、概略的なメモを作ってもらい、これを持ってきてもらう必要があります。

メモの例

 日付     〇年〇月〇日

 場所     西田商事 西崎支店

 参加者    ●●さん  △△さん 〇〇さん

 話した内容  ヤマサ商事としては、賠償するべきかどうか調査中である。
        ヤマサ商事の山田さんから、6月までに方針の回答がある。

 ポイント   ヤマサ商事の山田さんは、■が原因であると明言している  (15分20秒)

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