【業務の効率化】業務効率化とメンバー

「既存業務の変更」と、「既存業務以外の業務」の違い

（１）社内でのメールのやりとりをチャットに代えるなど、既存業務（ルーチンワーク）の変更は、社員に受け入れやすく、小さくテストしてから、全社員に向けて協力をお願いしやすいです。

　もっとも、人間は、その方法が非効率的でも、従前と同じやり方をすることを好むところがあります。したがって、積極的に声掛けして変更をお願いする必要があります。

（２）マニュアルの作成など、今までやってきていなかった業務を、他人にお願いすることは限界があります。

　これらは、「緊急ではないけど重要な仕事」です。人は、「緊急な仕事」に捕らわれがちであり、優先順位を整理できるのは一部の人間に限られます。

　実際にこれらの業務をメンバーと一緒にやるのは至難の業です。会議にて、必要性を説明して、納期を決めても、進まないことがほとんどです。これを繰り返すと人間関係にひびが入ります。

（３）したがって、「既存業務以外の業務」に分類される業務改善は、以下の要領で行うのがよいでしょう。

少数のメンバーで始める

（１）業務改善のメンバーは、強制的に集めるべきではありません。参加は任意で声掛けするのがよいでしょう。

（２）参加したメンバーも、固定と考えるべきではありません。約束通りにタスクを完了できないメンバーがいても当たり前だと考えるべきです。そのときには、業務改善の必要性を説明するのではなく、何度か機会を与えて難しければ、メンバーからはずでばよいのです。

（３）もちろん、 プロジェクトチームは、絶えずメンバーを募集していき、、任意でのメンバーを募集する形で参加者を増やす方式をとりましょう。

成功の共有と、参加者を増やしていく

（１）大勢の社員にプロジェクトに関わってもらえるように動きましょう。
（２）業務改善の結果については、他の社員に共有する仕組みを作ることも大切です。