【チャットの活用】チャットの活用

チャット

（１）グーグルチャット、スラック、チャットワーク、ラインなどがあります。
（２）お客様が連絡をチャットにしてほしい、と言われたら、その希望どおりにチャットを使うことも多いでしょう。

チャットとメールの違い

（１）チャットとメールの違いですが、チャットは、メールと違って宛先を入力する必要がありません。「外出先でちょっとした指示をメールで送る」のに適しています。誤送信がおきません。

（２）取引先とのやりとりを一覧で見れるので、時系列の整理が楽になるというメリットもあります。

（３）チャットの場合、後日、編集や削除が可能です。添付ファイルを間違えた場合には、後日差し替えが可能です。逆に、見積もり金額について承諾をもらったことを証拠化するのであれば、メールの方がよいでしょう。

グーグルチャット

（１）弊所では、社内の連絡はグーグルチャットを利用しています。

（２）グーグルチャットは無料で使え、かつ、メンバーがグーグルアカントさえ持っていれば手軽に利用開始できる点が魅力です。

タスク管理ソフト

（１）社内の連絡で、仕事をお願いする場合の連絡は、タスク管理ソフトを使って連絡するようにしましょう

（２）例えば、「山田商事から連絡がありましたので、折り返し連絡してください。」という連絡の場合には、チャットではなく、タスク管理ソフトで連絡します。

（３）タスク管理ソフトで連絡した方が、そのままタスク管理ができるからです。

ポイント

（１）チャットを使いこなすポイントは、ルール設定と、その監視です。

（２）メンバーは、便利だと思ったら使ってくれますが、便利でないと思ったら使ってくれなくなります。

（３）ＩＴツールの利便性を引き出すには、導入諸初期に、ルール設定（とその微調整）と、その監視が必要になります。一定期間使い続ければ、利便性を感じてもらうことができ、自然とルールが定着します。逆に言えば、その段階に達するまでが大変です。

（４）チャットの導入を考えている場合には、導入前に「チャット　社内ルール」で調べておくことをお勧めします。