【指示・タスクを忘れない工夫】ファイルの作成と置き方

タスク管理

　タスク管理は、抱えている仕事の優先順位を決めたり、忘れないようにする技術です。

情報を減らす工夫

　GTD（Getting Things Done） は考えること（情報）が増えれば、生産性や集中力が低下する、という考え方です。したがって、タスク（情報を）を減らして、今やるべき仕事をだけに集中する環境を作ることが大切です。

タスクを忘れない工夫

（１）例えば、やらないといけない仕事を机の上において、付箋で期限を書いてけば、毎日、目につくので仕事の漏れを防げます。
（２）忘れようと思っても忘れることができないように、目に着く場所に置く等の工夫が必要です。

ファイルの作成は最重要です。

（１）ファイルの作成は優先順位の高い仕事です。

（２）ファイルを作って、資料を入れれば無くしません。

（３）ファイルを作って目の前に置けば、目に入りますので、仕事の漏れを防げます。

ファイルの名前

　ファイルには、背ラベルを付けて事件名を記載する。

ファイルの置き方

　ファイルは絶対に立てなくてはならない。

　ファイルは横に置くと、下のファイルが見えません（見落とします）。

机の上にファイルを置く。 　

（１）机の上に置いてよいのは、未処理のタスクのファイルだけです。

（２）お客ん待ちの仕事、これからやらないといけない仕事について忘れることを防止するために、机の上におくのは一つの管理方法です。
（３）絶対に忘れない仕事（例えば、役所の許可待ちであるが、次の段階に進んだ場合には、必ず知らせが来る仕事など）については、机の上に置いてはいけません。これらのファイルは保管場所に保管すべきです。

参考

　中島 孝志「ミスがどんどんなくなる技術160: 仕事のスピードも劇的に上がる! 」３４頁