病院が「カルテ保存期間5年経過」を理由に開示を拒否した時の代替書類開示交渉

「保存期間の5年が過ぎたから破棄した」と言われたら

B型肝炎給付金の手続きのために当時の病院にカルテの開示請求を行ったところ、「法律で定められたカルテの保存期間（5年）がすでに経過しているため、記録は残っていません」と回答されるケースは少なくありません。

たしかに、医師法などで定められたカルテの最低保存期間は5年です。しかし、5年が経過したからといって、必ずしもすべての医療機関が一律にカルテを破棄しているわけではありません。病院の規模や管理体制によっては、別の形で記録が保管されている可能性があります。

倉庫やマイクロフィルムに保管されている可能性

「紙のカルテは破棄した」と言われた場合でも、実は以下のような形で当時の記録が残されていることがあります。

外部倉庫への移管

大規模な病院や大学病院などでは、古いカルテを院内ではなく、外部の専用倉庫に長期間保管している場合があります。窓口の担当者が「5年経過したから無い」と機械的に答えているだけでも、実際には倉庫を探せば見つかるケースがあります。

マイクロフィルムや電子データでの保存

カルテの原本（紙）は破棄されていても、マイクロフィルムなどの記録媒体に縮小コピーして保管されていたり、電子カルテシステムへの移行時に過去のデータとしてスキャン保存されていたりすることがあります。

このように、病院の保存ルールや運用によっては記録が残存している可能性があるため、一度の拒否で諦めず、「マイクロフィルムや外部倉庫に当時の記録が残っていませんか？」と具体的な保管方法を挙げて再確認・交渉することが重要です。

カルテがない場合の証明手続きは弁護士へ

病院との粘り強い交渉が必要な場合や、万が一本当にカルテが破棄されていた場合は、それに代わる別の証拠（代替書類）を探して立証していく必要があります。こうした手続きには、医療記録に関する専門的な知識と経験が求められます。

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