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夕陽ヶ丘法律事務所ブログ

新人への指示のポイント

2022/10/03

新人社員にはプロとして分業をお願いする

(1)新人の役割と上司の役割の違いを理解することが必要です。
(2)新人も社会人であり、1年目でもプロです。しかし、当然、できることは限られています。
(2)上司は、経験で何でもできますが、自分がすべてをやっていては仕事が回りません。
(3)新人は「分業」、上司は、お客様担当(お客様との約束に責任を持つ)です。
(4)新人に仕事を丸投げしていけません。「できる仕事」「できそうな仕事」を切り出して任せることが必要です。

  大石哲之「コンサル1年目が学ぶこと」272頁以下

具体的に指示する

(1)新人に限らず、他人に指示する場合には、以下のことを具体的に伝えます。
  仕事の目的
  仕事の内容・クオリティー
  期限(優先度)
(2)仕事の内容・クオリティーは伝えることが難しく注意が必要です。
  かつてやったことがある仕事であれば伝わりますが、それ以外では工夫が必要です。
  似た事例の資料を渡す。短期間で、案を提出させてチェックする等の工夫が必要です。

  大石哲之「コンサル1年目が学ぶこと」72頁以下

作業手順を質問する

(1)新人社員さんに指示を出した後に、新人社員に、「今後の作業手順を確認したので、何をするのか、順番に説明してもらえないですか。」と質問しましょう。
(2)もともと、人は価値観や常識は一致しません。ベテラン社員と新人社員では、その差が大きくて当然です。「伝わっている。」と信じるのではなく、「伝わっていますか。」と確認することを大切にしましょう。
(3)特に、仕事を分解をしてみると、簡単な作業の塊であるような業務の場合、指示をした方は「簡単なこと」だと思い、指示された側は、「何をしてよいのか。」分からないということになります。

 大石哲之「コンサル1年目が学ぶこと」 84頁

任せた仕事のファーストステップを再度質問する

(1)新人社員は、なかなか自分から質問しにくいものです。ある作業をして、その報告と共に次の作業を聞くのは容易ですが、最初のステップがよく分からいということがおきます。しかし、先ほど、指示されたばかりですから、余計に再度聞くのは勇気がいります。
(2)逆に、ファーストステップとしてする作業が理解できていれば、仕事をスムーズにしてくれます。
(3)新人社員さんに指示を出した後に、新人社員に、「今後の作業手順を確認したので、何をするのか、まず、最初にする作業を説明してもらえないですか。」と質問するのは大切です。

新人社員からの質問への対応

(1)新人社員から質問されたら、「〇〇さん(新人)はどう思うのか。」と聞きましょう。しかし、
(2)しかし、新人社員にしてみれば、質問を質問で返されているわけです。
(3)そこで、質問する意図を付け加えてみましょう。
 「私は、〇〇さん(新人)が一人で判断できるようになることを期待しています。間違ってもよいので、〇〇さん(新人)はどう思うのか。」話してください。
 「私は、どこまで理解〇〇さん(新人)が一人で判断できるようになることを期待しています。間違ってもよいので、〇〇さん(新人)はどう思うのか。」話してください。

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