【文書の破棄】文書の返還、文書の破棄

文書の破棄・返還のルール

　文書の破棄・返還のルールを定めなければなりません。

（１）業務が終わった後、企業の事件記録は、基本的には会社に郵送して返還します。

（２）業務が終わった後、個人の事件記録は、証拠は破棄し、それ以外の書類は7年間保管後に破棄します。

　弊所では、民事事件（企業の事件も個人の事件）も全てPDF化されていますので、破棄しも問題と考えています。

（３）業務が終わった後、刑事事件の記録はPDF化しているものは破棄します。裁判（員裁判等の記録は全てPDF化しています。）

　業務が終わった後、刑事事件の記録はPDF化していないものは、7年間保管後に破棄します。

　入管の関係で外国人の刑事事件では、数年後に、問い合わせがあることがあります。

（４）法人破産については、お客様に返還しますが、受け取りを拒否された場合には３年間保管後に破棄します。

破棄の方法

　破棄すべき資料については、溶解業者に依頼して破棄してもらいます。　

保管の方法

段ボール

（１）「長さ 250 × 幅 190 × 深さ 330 mm」の段ボールを特注で頼んでいます。

　段ボール1個が２００円～３００円です。A３のファイルがきれいに入りので重宝してます。

（２）ラックを買って段ボールを保管しています。

（３）積んだ段ボールの前には、布をかけて事件名が見えないように工夫をしています。

事件名のリスト

（１）終了事件のリストを作って、「年度と、段ボールの番号と、当事者名」を入力します。

（２）終了事件のリストを作って、後日、検索して下げせるようにします。

（３）段ボールには、段ボールの「年度と、段ボールの番号と、当事者名」を記載した紙を貼ります。

サンプル１

　サンプル２