【文書の見える化】フォルダーの整理と業務棚卸し

フォルダーの整理

（１）似たような業務をまとめて、フォルダーを整理していきましょう。

（２）どの文書を、どこで作るのかルール化をさせていきます。

フォルダーの整理のメリット

（１）フォルダーを整理することは、一元管理につながります。

（２）スタッフに聞きながら、この文書は今も使っているかを聞いて整理していきます。

（３）時間がかかりますが、フォルダーの整理を通じて、業務棚卸しができます。

　会社全体の業務を把握することが可能です。

　不要な業務や、業務のやり方を聞いて、改善を検討できます。

業務フォルダーとマニュアル

（１）案件ごとではなく、同じ業務毎にファイルを整理しました。 以下、「業務フォルダー」

（２）例えば、訴状を作成するのであれば、前に作った訴状を見ながら、訴訟を作れます。

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　　書類は完成してから、コピーして案件ごとに移します。

（３）業務フォルダーで管理される文書と一緒にマニュアルを保管します。
　例えば、内容証明を作る人は内容証明のフォルダーで作業します。
　そこに、「【マニュアル】内容証明の基礎知識」という名前の文書も一緒に保管します。

　【マニュアル】内容証明の基礎知識　
　　030411　山田商事　債権回収
　　040522　山田花子　離婚

　少なくとも、スタッフが見つけられないという、問題は起きなくなります。