Q 過去の記録（データ）はどのように処分すべきですか。
2025/08/04 更新
過去の記録（データ）
（１）何年の前のお客さんから問い合わせがある場合があります。
（２）弁護士であれば、利益相反の問題がないかチェックすることもあります。
過去のデータの保存方法と検索
（１）過去のデータは消去しません。最近見ていないフォルダーがあれば、どんどん「その他フォルダー」か、「終了フォルダー」に入れていきます。
あまり使っていないデータは消しません。「その他フォルダー」か、「終了フォルダー」に入れて「見えない」状態にします。
（２）過去のデータは消していないので、検索すれば簡単に復活できます。
（３）データの保存コストはどんどん下がってきています。古いデータを消去するのではなく、見えない状態にして、そのまま保存する方がよいでしょう。
クラウドストレージのメリット
（１）クラウドストレージを使うと、エクセルや、ワードの文書の中身の検索まで可能になります。例えば、「山田一郎」と文書検索をしても、ファイル名が「山田一郎」でなければヒットしません。しかし、クラウドストレージでは、文書の中身に、「山田一郎」と記載されていれば、これの検索が可能です。
（２）過去のデータの検索だければ、クラウドストレージの場合、文書名の作成ルールがずさんでも、データの閲覧そのものは問題ないことが多いです。
