【文書管理】文書のPDF化

事件記録のPDF化

（１）記録（資料）を全てデータ化して、社外から、スマートフォンで見たい。
（２）記録（資料）を全て持ち出すことはできないので、アイパッドだけを持ち歩きたい。
（３）記録（資料）を全てデータ化して、事件後は全て記録を処分したい。

複合機の設定

（１）複合機を設定すれば、取引先からの文書は自動でPDF化されてメールで飛んできます。

（２）実際に、PDF化するのは、こちらが出す証拠もPDF化させます。

（３）こちらが作った文書はPDF化させません。ワードデータが残るので、それで十分です。

文書名の付け方をルール化する。

（１）例えば、以下のようなルールが考えられます。

　　「日付　→　依頼者　→　文書名」で、文書名を付けます。

　　「０２１１０９　【山田】　訴訟」

　　「０２１１０９　【山田】　証拠説明書（１）」

　　「０２１１０９　【山田】　甲１～甲１０」

　　「０２１１３０　【西田】　答弁書」

　　「０２１２２０　【西田】　準備書面（１）」

　　「０２１２２０　【西田】　証拠説明書（１）」

　　「０２１２２０　【西田】　乙１～乙３」

（２）上記のように名前を付ければ、主張書面、証拠説明書、証拠を区別せずに、分類できます。

（３）「原告」ではなく、「山田」と名前を付けるのは、テンプレート（作業フォルダー）で利用するからです。

クラウドストレージでの共有

（１）クラウドストレージを利用していれば、共有機能を使って、記録（資料）をお客様に共有することもできます。

（２）その際には、お客様用の閲覧フォルダーを作り、記録（資料）コピーしてます。お客様が記録を改変してしまうことを防ぐためです。