【文書管理】郵送とFAXの効率化

送付状の作成フォルダー

（１）前に作った文書を見ながら文書を作ることができれば作業効率があがります。
（２）簡単に、テンプレートを用意する方法があります。
（３）「郵送フォルダー」で郵送用の送付状を作成する。「FAXフォルダー」でFAX用の送付状を作成します。

文書名

（１）（送付状の）文書名は以下のように付けます。

　「送り先→　日付　→　依頼者　→　テンプレ名」で、文書名を付けます。

　　「（法律事務所）〇〇法律事務所　０５１１０９　【山田花子】　」

　　「（裁判所）大阪地方裁判所　　　０２１１０９　【吉田商事】　」

　　「（依頼者）矢田商事　　　　　　０２１１０９　【矢田商事】　委任契約書送付」

　　「（依頼者）山田商会　　　　　　０２１１０９　【山田商会】　事件終了」

（２）送付状は文書を送付したことの記録でもあります。

（３）送り先と属性を先に書きます。次に同じ、宛先に送るときには、前の文書を利用できます。

　　宛名を再度記載する必要はありません（業務効率化）。宛先の記載ミスを防げます（ミス防止）。

（４）送付状も、テンプレを用意しておきます。「委任契約書の送付用」もしくは、「事件終了の送付用」です。テンプレの名称も記載します。

住所の記載と窓付き封筒

（１）送付状には、住所を記載して窓付き封筒使いましょう。

　1度、住所を記載すれば次は、前の文書を利用すれば済みます。

　住所を記載する手間を省けるということはミスを減らすことにもなります。

　

（２）弊所の事務員は、送付状を2枚コピーして、1枚の住所書きだけを切り取って、郵便物に張り付けていいます。

　書き写すよりも、ミスがなく楽とのことでした。

宛名ラベル

（１）宛名ラベルの活用もミス防止に役立ちます。

（２）スポットのお客様が少ない業種では、宛名ラベルも有効です。を減らすことにもなります。

送付状のテンプレート

「郵送フォルダー」等にテンプレートになるべき文面も何通か用意してもよいでしょう。