Q 業務の改善によってメリットがありますか。改善後のコストと改善後のメリットを比較検討するにはどうしたらよいですか。
2026/01/30 更新
業務改善
（１）例えば、ITをしたが、結局、コストが増えて、業務プロセスの改善にならないことがあります。
ITの導入には以下の注意が必要です。
（２）まず、業務効率の鉄則としては、「やめる」「減らす」が鉄則です。自動化は最後の手段です。
IT化による自動化は、「やめれない。」「減らせれない。」場合の例外的な対応となります。
（３）次に、IT化すれば、IT化するための入力の手間が発生します。したがって、基本的には、ひとつ業務が増えるのであり、改善前の負荷と改善後の負荷を比べる必要があります。
ペーパレスを題材に考える。
（１）ペーバレスのために、資料をPDF化することを考えます。そうすると、PDF化する手間が増えます。
（２）したがって、ペーパレス化する前に、減らせる業務がないかを検討します。
（３）次に、PDF化（や、入力の手間）も減らせないか考えます。紙の書類全部ではなく、一部にできないか。
（４）導入後のコストを、導入後のメリットが超えるか、がポイントです。
書類のPDF化することで、後日は電子データで検証できるので、書類を破棄できる、というメリットがあるとします。また、外部からアクセスすることで、外出先で何もできなかったが、外出先でも仕事ができ、時間の有効活用ができるとします。そうすると、メリットは以下のとおりです。
| 導入後のコスト | 導入後のメリット | |
| 手間 | 〇 書類のPDF（1日1時間） | 〇 書類の破棄書類（倉庫管理料金）の削減 〇 外部からの仕事の効率化（１日１時間の有効活用） |
（５）現実論として、導入前に導入後の状況を予想するのは難しいところがあります。
（６）導入後に、前の状況に戻すことも検討が必要です。
参考
庄司啓太郎「結果が出る仕事のムダ取り 確実に生産性が上がる実践法リーンオペレーション」 １２６頁以下
