【ステップ４】問題社員への指導を記録化しょう

録音

（１）社員への指導を記録する方法として、録音は不適切です。

（２）録音データは、退職の話し合いをするなど、紛争が激化した時点に限って使用しましょう。

（３）指導は何回も行いますが、録音データはその中身を見るのにその記録時間全て再生して聞く必要があります。内容の確認だけでも何時間もかかります。

（４）他人の会話は、途中から聞いても意味が分かりません。会話の内容を理解するには、当事者から再度ヒアリングすることが必要になります。

報告書、誓約書

（１）お客さんからのクレーム等、ミスがあれば、報告書を書かせましょう。

（２）業務改善を約束させる誓約書を書かせるのも有効です。

（３）証拠として使うには、何も知らない裁判官がその文書を読んだだけで事情が分かるものであることが必要です。前提知識のない人でも理解できる内容でなければ、書き直しを命じましょう。

（４）報告書には以下のことを記載してもらいましょう。

　①事故の日付、内容

　②①の原因、ミスの内容

　③改善点

（５）可能であれば、上司からのコメント欄も作って、コミニケーションツールとしても活用しましょう。

（６）印鑑は不要ですが、名前は手書きさせましょう。もちろん、もらえるなら印鑑を押してもらいましょう。

　　署名があれば、当時このようなやりとりがあったことの証拠となります。

事故報告書

事故概要 　日付 　場所 　概要

事故の原因 　事故の原因 　事故の原因となったミスの内容

改善策

報告書 　　作成日　　　◯年　◯月　◯日 　　名前

上司からのコメント

命令書

　社員が反省文に書面しない場合や、指導のための面談を拒否した場合には命令書を送ります。

署名がないこと

　従業員の署名がないと、「後日、そんな書類を受け取っていない。」と言われると、実際に業務指示書を出したことを立証することは困難です。

第三者のチェック

　報告書、業務命令書は、後日、証拠となります。

　第三者が読んでも、その書類だけで、いつ、どこで、どんなことが行ったのか分かることが必要です。

　第三者に読んでもらって、その文書だけ意味が分かるかチェックしてもらうことも重要です。

メールやラインの活用

　これらに代えて、ややフランクな方法として、報告や改善命令をメールやラインも使えば記録化することも可能です。もちろん、メールだけの注意は注意とはいえません。口頭で注意し、その後に証拠化するツールとして使うのがよいでしょう。

指導の記録化

（１）指導の話し合いに応じるように命じます。

　　　→　話し合いを拒否されれば、命令書として記録化します。

（２）指導をして、改善の約束をすることになれば、これを誓約書として提出させます。

（３）ややフランクな方法としては、本日の話し合いについて議事録を作り、メールで送る等の方法もあります。