【業務プロセスと数値】業務プロセスと数値（その②）

PDCAサイクル

（１）PDCAサイクルには、業務プロセスの見える化が必要です。

　「行動量×確率＝仕事の結果」です。

（３）結果を出すために必要な行動量を算出が必要です。その行動を１日ごとに設定すれば、本当に何をすべきか見える化できます。

（４）行動のマニュアル化、標準化が必要です。仕事のクオリティーがバラバラでは、行動数の議論ができません。「いつやっても、同じ仕事ができる。」「誰がやっても同じ仕事ができる。」ことが必要です。マニュアル化や、お客様のとの台本も必要です。

（５）確率（行動の質）を高めることが必要です。仮説を立てて業務効率を高めることが必要です。

（６）「PDCAサイクル」の全体について、何を目指して、何のためにするのか、目標が必要です。

１日の目標を設定する

（１）業務プロセスを文面化し、各業務プロセスの数字を入れます。

	１日の電話の数	電話で３分以上会話できた件数	取引先での面談 （ヒアリング）	ヒアリング後のプレゼン	契約数
目標数	５件	３件	０．５件	０．５件	０．１件
実数	５件	２件	０．３件	０．３件	０．１件

（２）最終目標が、月に契約１０件だとして、１日、何件、電話すればよいのか、１日の目標（仕事の内容）を明確にできます。

（３）プロジェクトについても１か月ごとではなく、「１週間以内にする仕事（できれば、１日以内にする仕事）」を明確にした方が分かりやすいです。

（５）１日目標で、数字が「０．５」となっていても大丈夫です。「昨日１件契約をとっているので、今日は０．５クリアーできている。」という形で、体感的にも把握可能であるからです。

　岩田圭弘「数値化の魔力 “最強企業”で学んだ「仕事ができる人」になる自己成長メソッド」９９頁

行動量を増やす

（１）「行動量×確率＝仕事の結果」です。行動量は管理可能であり、行動量を増やせば、確実に成果をだすことができます。

（２）どの部分の行動を増やすべきかを検討して、その部分の行動量を増やします。

　行動目標より、実際の数字が低ければ、その部分もしくはその一歩手前が「最重要の改善点」です。

　同一人物の過去のデータより、実際の数字が低ければ、その部分もしくはその一歩手前が「最重要の改善点」です。

　他の社員のデータより、実際の数字が低ければ、そその部分もしくはその一歩手前が「最重要の改善点」です。

　他社と比べて、実際の数字が低ければ、そこが「最重要の改善点」です。

（３）行動量を増やすことは根性論ではありません。最重要の改善点以外の部分の仕事は増やしません。また、他の業務を削って、「行動量」を増やせないか、を議論します。全体的な仕事量を増やさないことを前提に、全体的な仕事のバランスについて議論します。

行動を標準化する

（１）行動のマニュアル化、標準化が必要です。仕事のクオリティーがバラバラでは、行動数の議論ができません。「いつやっても、同じ仕事ができる。」「誰がやっても同じ仕事ができる。」ことが必要です。

（２）ある会社の８割の売上は、２割の取引先の売上で構成されていている。逆に、８割の取引先との売上は、全体の２割程度しか貢献していないという事象をパレートの法則といいます。

　会社の業務についても、２割をマニュアル化できれば、業務全体の８割についてマニュアル化が可能です。例えば、社員と取引先の台本、部下と上司の台本等具体的な会話の台本をも用意しましょう。会話には無限のバリエーションがあるように思えるかもしれませんが、実際には５パターンぐらいあれば、必要な会話のパターンをほとんど網羅できる可能性があります。

参考

　Gino Wickman「TRACTION トラクション ビジネスの手綱を握り直す 中小企業のシンプルイノベーション」１７７頁以下

（

行動の質（行動の内容）を変える

（１）最重要の改善点について、「〇〇すれば、△できる。」のではないか、と挑戦します。

（２）複数の仮説（改善策）をストックする必要があります。

（３）優先順を付けて、一つずつ試していく必要があります。もしくは、全てを同時に行って、効率のよいものにしぼって、資源を再分配する必要があります。

（４）複数の仮説（改善策）については、①インパクト（効果）、②結果が出るまでの時間、③手軽さを基準に優先順位を付けます。

　会社としては、成果を出す必要があります。モチベーションを考えれば、②結果が出るまでの時間、③手軽も無視できません。

（５）複数の仮説検証が可能なのであれば、①インパクト（効果）の大きいものを一つと、②結果が出るまでの時間が短いものか、③手軽なものの土地から一つで、合計２つを一緒にやってはどうでしょうか。

参考

　冨田和成 「鬼速PDCA 」７２頁以下

　

目標を設定する

（１）「PDCAサイクル」の全体について、何を目指して、何のためにするのか、目標が必要です。

（２）目標には仮説が必要です。「現在〇〇（数字）である。××してみたら、△△（数字）になるかもしれない。」という、仮説に基づいて、野心的な目標設定が必要です

（３）仮説については、論理的裏付けや、実績があるべきです。

　異業種ではメジャーな手法であるが、この業界では珍しい手法であれば、これは挑戦（リスク）である。異業種では実績がある。しかし、この業界で上手く機能するという保障はない。

　外国で成功しているビジネスモデルを、まねることも挑戦（リスク）である。外国では実績がある。しかし、この国で上手く機能するという保障はない。

　王道な手法であるが、そこまでやっている人がいないことを徹底的にやる。これは挑戦（リスク）である。王道とうことは実績がある。しかし、そこまで力を入れてベイするか保障はない。

（４）目標は、スケールの大きな野心的な目標であることが必要です。

参考

　岩田圭弘「数値化の魔力 “最強企業”で学んだ「仕事ができる人」になる自己成長メソッド」