Q　分散会議の活用で、残業や助け合いの文化を作れませんか。（会社の雰囲気）

残業激減＆助け合いの文化

（１）部下の残業が一向に減らない、チーム内で仕事を助け合う雰囲気が生まれな、そんな悩みはないでしょうか。
（２）私も、毎週1回に、全員参加の２時間のタスク管理会議を行っていました。
（３）しかし、メンバーごとに業務レベルも異なり、結局は「大半の人にとって無意味な時間を過ごす」大失敗に終わりました。
（４）そこから、やり方を１８０度変えて、分散会議方針をとってみました。

全員会議をやめ「最大3人・10分」の超少人数にする

（１）全員を集めるのをやめ、管理職（自分）と、関係するメンバー1〜2名の「最大3人・10分」の打ち合わせを数回に分けるスタイルに変更しました。
　今までの２時間の会議を、管理職は１０分×６回行うイメージです。
（２）当事者意識が高まり、積極的な意見や相談が出るようになりました。
（３）ITツールの活用には、個別のレクチャーが不可欠です。マンツーマンに近い形でIT教育を行い、全員がITツールを活用できる環境を作るのにも、このやり方が適切でした。

会議頻度はメンバーごとに変え、1案件「30秒」で回す

（１）面談の頻度は一律にせず、経験や状況に合わせて「週1回」の人もいれば「週3回」行う人もいます。
（２）面談ではダラダラ報告させず、全案件を「1件あたり30秒」で現状説明させ、サクサク進めます。

管理職が「仕事を引き取る姿勢」を見せて助け合いを作る

（１）会議のメインテーマは「停滞している案件を管理職が引き取るべきか判断すること」です。
（２）上司自らが仕事を引き取る姿勢を見せることで、他のメンバーへの仕事の再配分（振り直し）もスムーズになり、チーム全体の助け合いの雰囲気が生まれます。

交渉・引き取りのコツ

（１）全部を引き取っていては仕事になりません。以下のように交渉します。
　「全部は引き取れないよ。AとB、どっちの案件がキツい？」
　（仕事を分割して分析して）「苦手な相手への電話対応の部分だけ、自分が引き取るよ」
（２）任せている10個のタスクのうち、1個（1割）を引き取るようなイメージです。

最後の質問が大切

（１）最後の質問が、実は、一番大切です。
（２）部下の報告が終わった後、必ず上司から「他に何か気になっていることはない？」と追加で質問します。
（３）報告するほどでもない「小さな違和感や気になること」こそが、一番大事な情報です。
　この段階で上司が手を打つことで、大火事になる前に問題を解決できます。
（４）トラブルになってからの対応では後手に回ります。したがって、最後の質問が一番大切だと言われています。