Q　会議時間を削減する工夫について教えて下さい。

会議のコスト

（１）ある会社で全員参加の会議を1時間したとします。
（２）例えば、会社全員が参加する会議があるとします。会議のコストは、参加者の人件費の1時間分ではなく、会社の総運営費の1時間分です。

会議のコストの削減

（１）会議の目的を明確にしましょう。①決める会議なのか、②意見を出し合う会議なのか、②情報共有の会議なのか、明確にしましょう。
（２）情報共有が目的であれば、会議自体を無くせないかを検討します。
（３）参加人数を減らせないか検討しましょう。
（４）「できる人は、上司と一緒に会議にでない」というデータもあります。①決める会議では、同じ部署の人間が二人も参加する必要があるのか、検討しましょう。

参考

　沢渡 あまね「職場の科学　日本マイクロソフト働き方改革推進チーム×業務改善士が読み解く「成果が上がる働き方」 」７５頁以下、１０９頁以下

会議の時間

（１） 会議は参加者の時間を奪います。会議時間の設定と、その遵守が必要です。
（２） 会議は長くても1時間以内、30分程度が理想的です。

事前準備の充実

（１）事前準備に時間をかけましょう。
（２）事前準備に1時間かかっても、会議が1時間短くなれば、他のメンバーの時間の消費を1時間削ったことになります。

会議後のフォロー

（１）前回の会議での議論を前提に、次の会議までに、担当者の進捗状況を管理して、担当者のサポートすることも大事です（1on1ミーティング）。
（２）担当者は会議で約束した仕事を終わらせて満足しがちです。次の会議まで先に進めれるのであれば先に進めた方が良いです。
（３）会議のアウトプットは、会議後の各人の行動（の変化）です。
　会議後の各人のパフォーマンを変えれなければ会議をした意味もないのです。
　会議後のフォローでこれを伸ばすことができます。

会議を減らし、１on1に時間を割く。

（１）会議では、大枠を決めて、個別に担当者で話をするように割り当てましょう。
（２）今後、決めないといけないことのリスクを作って、次回の会議までに全て消化できているのか、をタスク管理しましょう。