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【指示・タスクを忘れない工夫】メールの処理

2024/09/02 更新

タスク管理

 タスク管理は、抱えている仕事の優先順位を決めたり、忘れないようにする技術です。

情報を減らす工夫

 GTD(Getting Things Done) は考えること(情報)が増えれば、生産性や集中力が低下する、という考え方です。したがって、タスク(情報を)を減らして、今やるべき仕事をだけに集中する環境を作ることが大切です。

タスクを忘れない工夫

(1)例えば、やらないといけない仕事を机の上において、付箋で期限を書いてけば、毎日、目につくので仕事の漏れを防げます。
(2)忘れようと思っても忘れることができないように、目に着く場所に億頭の工夫が必要です。

メールの処理と、アーカイブ

(1)アーカイブという機能を使います。

(2)既読したメールを3つに分けましょう。

 ①不要なメールは、「アーカイブ」で処理します。

 ②10分以内に終わりそうなタスクであれば、処理したうえで、「アーカイブ」で処理します。

 ③30分以上かかりそうなタスクを依頼するメールには、星をつけて、明確にしておきましゅう。

(3)上記のように処理すれば、メールボックスには、未読もしくは未処理のメールだけになるようにします。

アーカイブの機能

(1)アーカイブは、「削除しないが、受信トレイから見えなくする」という機能です。

(2)メールを削除しているわけではないので、「全てのメールを見る」を選べば、これを見ることができます。

外出先からでのメールチェク

(1)グーグルメール等を利用すれば、外部からでのメールのチェックができます。
(2)スマホにアプリをダウンロードしておけば、移動時間にメールの処理がほとんど終わります。
(3)私は、このように処理するようになってからは、メールの見忘れがなくなりました。

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