【なぜなぜ分析】新人社員に「なぜ」ミスをしたのか、を質問してはいけない
2024/09/01 更新
ベテラン部下に「なぜ、ミスをしたのか。」質問した場合
上司
「●●の書面の提出時期は、〇日で、本日は×です。」「Ａさんは、営業部のリーダです。」
「これは、間違いない前提で初めてよいですか。」
部下
はい。
上司
「〇月〇日に仕事を依頼してから、その後の状況を教えてもらえますか。」
部下
「〇月〇日に、〇〇の仕事を頂いて、〇日までには仕事ができたはずでした。」
「〇〇すべき鉄則（社内ルール）があったのに、私がこれを怠りました。」
上司
「なるほど、しっかり分析できていますね。」「私の方でも、●●日の時点で催促するようにした方がよかったですね。」「●●することを私の鉄則（社内ルール）に加えますね。」
新人社員に「なぜ、ミスをしたのか。」と質問した場合
（１）新人社員からすれば、「なぜ、ミスをしたのか。」を聞いても、正確に答えられません。
（２）人間は誰でも自分の責任を否定したくなります。したがって、新人社員として思いつく原因は、「他責の責任」になりがちです。その場合、上司から見れば、「自覚の足りない部下」となって、永遠と説教を受けることになります。
上司
「●●の書面の提出時期は、〇日で、本日は×です。」「Ａさんは、営業部のリーダです。」
「これは、間違いない前提で初めてよいですか。」
部下
「はい。」
上司
「再発防止のために、どうすればよいと思いますか。」
※ 新人社員に再発防止策を聞いていることがミスリードです。
部下
「●●と言われたので、△△提出しなくてもよいと思っていました。これが原因です。」
※ 人間誰しも自分の責任は否定したくなるものです。「本来、どうすればよいのか。」を正確に理解していないからミスを起こしたのです。その者に説明を求めてれば、当然、不適切な回答が出てきます。
その後の上司と部下のやり取り
上司は、部下に対し「そのような誤解を生じる状況ではなかった。」「言い訳をするな。」と説教が始まってしまいました。
新人社員に対しミスを指摘する場合
新人社員に対しミスを指摘する場合には、上司の方から、正しい仕事の手順を説明しながら、その手順通りに仕事を進めれていたのか、時系列に沿って聞いていくのがよいでしょう。
上司
「●●の書面の提出時期は、〇日で、本日は×です。」「Ａさんは、営業部のリーダです。」
「これは、間違いない前提で初めてよいですか。」
部下
「はい。」
上司
「その後、どこが良くなかったのか、一緒に考えましょう。」
上司
「〇月〇日に仕事を依頼受けた場合に、まず、スケジュール帳に期限を入れましたか。」
部下
「はい。」
上司
「次の日までに、作業を開始できましたか。」
部下
「してません。」
上司
「初めての業務なので、早々に取り掛からないと、全体的なスケジュールが見えないですよね。」
部下
「はい。」
上司
「この週の最終日ですが、他の仕事を含めて、状況のチェックをしましたか。」
部下
「できていません。」
ポイント
（１）新人社員に「なぜ、ミスを犯したか。」は聞いてはいけません。
（２）上司の方が経験豊富なので、失敗談を話しながら、「□□の場合には●●する」という形で、仕事のルールを一つ一つ説明して、この漏れがないか確認するのが有益です。
