メールを使った日報の作成術

メールを使った日報の作成術

　メールを使った日報の活用について、ご説明します。

日報の活用

　日報を使えば、以下のことができます。

（１）社員の仕事を見える化ができます。
　　労働時間の管理にも使えます。
　　社員の問題行動の証拠化にも使えます。

（２）仕事の進捗状況も管理できます。

（３）社員同士や、上司のコミュニケーションにも使えます。

参考文献

　今回ご紹介する「メールを使った日報の活用」の元ネタは以下のとおりです。

　長尾一洋　著　「仕事の見える化」　中経出

件名のルール決め

（１）メールの件名について、社内ルールを作ります。

　（ア）業務日報であれば、「日付　業務日報　社員名」を記載します。
　　　「０３０４２２　業務日報　　山田花子」という形です。

　（イ）取引先の訪問日報であれば、「日付　訪問日報　取引先　社員名」を記載します。
　　　「０３０４２２　訪問日報　　〇〇㈱　　山田花子」という形です。

（２）件名を統一しておけば、メールで一括検索が可能です。

　　例えば、「訪問日報　　〇〇㈱　」で検索すれば、日々の訪問での具体的なやりとりが分かります。

　　「０３０４０３　　訪問日報　　〇〇（株）　山田花子」
　　「０３０４２１　　訪問日報　　〇〇（㈱）　山田花子」

記載内容のルール決め

　もちろん、記載内容も社内ルールを決めておきます。例えば、以下のとおりです。

【本日行った業務】

【明日以降に行う業務】

　　〇〇　　（〇月〇日までに行う。）

【相談したいこと】

　〇〇についてのやり方が分かりません。

リアクションすることが大切

　部下が書いた日報については、管理職は必ず、返事をするようにします。そうしないと日報を書く社員のモチベーションが下がります。

　また、他の社員が、別の社員の日報に返事を返したときには、それにも反応を示し、社員同士のコミュニケーションを活発化させるようにリアクションをすることが大切です。