クラウドストレージ

クラウドストレージ

（１） 社内で、社員同士のパソコンのデータを共有する方法の一つにクラウドストレージがあります。
（２） 社外で、社内のデータを取り扱う方法としては、クラウドストレージがあります。

クラウドストレージの概要と仕組み

（１） グーグルのマイドライブ、マイクロソフトのワンドライブ、ドロップボックス等がこれにあたります。
（２） 社外のＩＴ会社にデータを預けます。
（３） 社内でパソコンを使うときも、社外でパソコンを使うときも、社外のIT会社にアクセスしてデータを使います。つまり、社内でも、社外でも同じようにデータを使えます。

クラウドストレージのメリット

（１） 外部のＩＴ企業の設備にデータを保存しますので、月千円単位で使えます。
（２）バックアップはIT企業でやってくれますので、バックアップを考える必要はありません。もっとも、マイクロソフトのシステムに不具合が起きると1日、アクセスできない等の事故が起きることはあります。
（３）データのバージョン情報が保存されます。例えば、ワードを上書き保存してしまっても、何か月前のデータを見ることもできます。
（４）クラウドストレージを使うと、エクセルや、ワードの文書の中身の検索まで可能になります。例えば、「山田一郎」と文書検索をしても、ファイル名が「山田一郎」でなければヒットしません。しかし、クラウドストレージでは、文書の中身に、「山田一郎」と記載されていれば、これの検索が可能です。

セキュリティー（不正アクセス）

（１）「社外で情報を保管する＝他社に情報を預ける」という意味で、お客様からのセキュリティーに不安が生じる可能性があります。
（２）しかし、現在において、専門業者（中小企業）に毎月10万円でメンテナンスを頼むより、月１０００円で、巨大IT会社に情報を預けた方が安全です。

社内の人間が情報を持ち出すリスク

（１）理論上は、IPアドレスによる制限が可能です。例えば、事務所（にある無線ラン）からアクセスできない。山田課長の自宅（にある無線ラン）からのアクセスを個別に認める等の管理は可能です。しかし、社員のリモートワークを認めるのであれば、個々の設定が大変であり、現実的でないかもしれません。
（２）クラウドストレージの場合、社内でも、社外でも同じようにデータを使えます。つまり、自宅での印刷を禁止したり、ＵＳＢでの情報の取り出しを禁止したりすることは難しいです。
（３）なお、これらの行為のログ（記録）をとることはできます。社内ルールで禁止して、ログを管理するのが現実的な対応になります。