【情報の取得】預かり物（証拠物）の管理

証拠物の預かりのルール

（１）お客様から預かった証拠物を適切に管理するために指針を設けた方がよいでしょう。
（２）管理の負担が増えれば、それはお客様に価格として転嫁せざるをえません。したがって、必要最小限度かつ、十分な方法をする必要が有ります。
（３）証拠物の預かりについて、以下のような案がありえます。

預かり物の管理規定

１　初めに
（１）お客様から預かった証拠物を適切に管理するために指針を設けます。
（２）管理負担が増えれば、それはお客様に価格として転嫁せざるをえません。したがって、必要最小限度かつ、十分な方法を検討します。

２　預かり物の定義（最小の原則）
（１）コピーでよいものは、コピーで預かります。コピーは預り物として預かりません。
（２）戸籍、住民票、法人登記等再発行可能なものは、預り物としては扱いません。
（３）依頼者から預かって相手方に送ったり、相手方から預かって依頼者に送ったりすることがあります。これも預かり物については取り扱いません。

３　原本を預かったらすること
（１）原本については、以下のように記載した付箋を貼ります。
　（カラーコピーが増え、原本かどうか分かりにくいものが増えています。）
　「原本　R3.2.4　」

（２）原本で、重要なものはＰＤＦ化します。
（３）それ以外のものは写真を撮ります。

４　預かり物の保管先
（１）預かり物のうち書類は、ファイルに保管します。
（２）段ボールで預かった預かる物は、番号札を付けて、一方を段ボールに、他方をファイルに入れます。
　　
５　番号管理
（１）預かり物のフォルダーを作ります。
（２）預かり物の写真と、ＰＤＦに、日付と、番号（①～）を振ります。
（３）番号を振って管理します。

６　預かり物の管理簿を作ります。
（１）預かり物についてエクセルで管理簿を作ります。
（２）預かり物を受け取ったときには、メールで「添付のように、記録を受け取りました。」と返事をします。
（３）預かり物を返却したときには、メールで「添付のように記録を返却しました。受け取られましたら、確認後、受け取りました、と返事下さい。」と連絡します。

７　通過物
（１）依頼者から預かって相手方に送ったり、相手方から預かって依頼者に送ったりすることがあります。
（２）これらは預り物としては管理しません。
（３）但し、送付状を作り、送ったものコピーを取ります。

８　データ（預かる時）
（１）データについては、USBで持って来てもらう以外の方法ではお断りします。
　マイクロSDで持ってくるお客さんもいますが、打ち合わせ時に出力できないことがあるからです。
（２）USBに関してもその場でコピーし、USBをそのまま返します。
　USBは、名前が書かれておらず誰のものか分からなくるからです。

９　録音データ
（１）「録音データを渡して、聞いてほしい。」と依頼を受けることがありますが、現実的ではありません。
　録音データについて、依頼者に概略的なメモを作ってもらいます。
（２）例えば、1時間の会話の録音を聞くには、倍速でも３０分かかります。全体的な流れを知らなければ、録音データを聞いただけでは話が分かりません。その場合には、録音データを聞く時間だけではく、その補足内容についてもヒアリングする時間がかかります。
（３）録音データを預かる場合には、依頼者に概略的なメモを作ってもらいます。

１０　預り物として扱わないもの
（１）コピーや、再発行可能なものは、預り物としては扱いません。
（２）返却しないとしても、個人情報であり厳格に管理します。