【文書管理】録音データの保存
2023/07/23 更新
録音データの問題点
（１）録音データの管理には、膨大なコストがかかります。
（２）例えば、1時間の会話の録音を聞くには、倍速でも３０分かかります。
例えば、本日の話し合いの内容を要約して、当事者に「間違いありません。」と確認の署名をしてもらう文書で保存するのとを比べると、コストが大きいことが明らかです。
（３）全体的な流れを知らなければ、録音データを聞いただけでは話が分かりません。
その場合には、録音データを聞く時間だけではく、その補足内容についてもヒアリングする時間がかかります。
録音データの管理のポイント
（１）特に大事な会話だけ録音する。
（２）録音データのほかにも、当時のやりとりを要約したメモを作って別途保管する。
そうすることで、決定的な発言がどこにあるのか、検索することが可能になります。
電話の内容を録音した場合のメモ
概要 〇年〇月〇日、西田商事の〇〇さんと電話した。
電話番号 〇〇〇〇
話した内容 ヤマサ商事としては、賠償するべきかどうか調査中である。
ヤマサ商事の山田さんから、６月までに方針の回答がある。
メモの文書名
（１）取引先からの電話であれば、「日付 【電話】 取引先 社員名」を記載します。
文書の中に、折り返しの電話番号も記載します。
（２）件名を統一しておけば、一括検索が可能です。
例えば、「取引先」で検索すれば、日々の訪問での具体的なやりとりが分かります。
「０３０４０３ 【訪問】 松田商会 山田花子」
「０３０４２１ 【電話】 松田商会 山田花子」
（３）クラウドストレージと検索
クラウドストレージであれば、文書の中身の検索もしてくれます。
例えば、文書の中身に、折り返しの電話番号を記載しておけば、「電話番号の下4桁」を入力して検索も可能です。
録音するときの機材
（１）テープよりもＩＣレコーダーが便利です。
（２）スマホで録音することは止めましょう。
「スマホで録音したのです。」とスマホを持ってくる方もおりますが、スマホを長時間預かることはできません。
その場合には、 ＩＣレコーダー を貸し出して、後日、スマホで再生してICレコーダーで録音してもらい、後日持ってきてもらいます。
（３）ＩＣレコーダーと言っても、全ての機種がパソコンに接続して録音データを吸い出せるとは限りません。
音声データをパソコンに吸い出せるタイプを選んでください。
データを簡単に出せないタイプのICレコーダーをお持ちの方や、そもそもデータの取り出しを依頼されるお客様もおりますが、データの紛失、消去してしまうリスクがあるため、弊所では、データ以外でのお預かりをお断りしています。
録音した後にやるべきこと
（１）ICレコーダーで録音した場合には、パソコンに移して、ファイルに日付を入れます。また、録音内容のメモを作らなければなりません。
（２）メモを作らなかったり、日付を入れていなかったりする場合には、後日、検索できなくなります。そうしないと、現実どこに大事な会話が入っているか分からず、証拠として使えないということも起こりえます。
（３）相手方との交渉を録音した場合には、「日付 【録音】 概要」を記載します。
ファイル名
「０３０４２２ 【録音】 ヤマサ商事との話し合い」
メモ
日付 〇年〇月〇日
場所 西田商事 西崎支店
参加者 ●●さん △△さん 〇〇さん
話した内容 ヤマサ商事としては、賠償するべきかどうか調査中である。
ヤマサ商事の山田さんから、６月までに方針の回答がある。
ポイント ヤマサ商事の山田さんは、■が原因であると明言している （１５分２０秒）
