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中小企業のIT化・DX

【文書管理】文書のPDF化

2023/07/23 更新

事件記録のPDF化

(1)記録(資料)を全てデータ化して、社外から、スマートフォンで見たい。
(2)記録(資料)を全て持ち出すことはできないので、アイパッドだけを持ち歩きたい。
(3)記録(資料)を全てデータ化して、事件後は全て記録を処分したい。

複合機の設定

(1)複合機を設定すれば、取引先からの文書は自動でPDF化されてメールで飛んできます。

(2)実際に、PDF化するのは、こちらが出す証拠もPDF化させます。

(3)こちらが作った文書はPDF化させません。ワードデータが残るので、それで十分です。

文書名の付け方をルール化する。

(1)例えば、以下のようなルールが考えられます。

  「日付 → 依頼者 → 文書名」で、文書名を付けます。

  「021109 【山田】 訴訟」

  「021109 【山田】 証拠説明書(1)」

  「021109 【山田】 甲1~甲10」

  「021130 【西田】 答弁書」

  「021220 【西田】 準備書面(1)」

  「021220 【西田】 証拠説明書(1)」

  「021220 【西田】 乙1~乙3」

(2)上記のように名前を付ければ、主張書面、証拠説明書、証拠を区別せずに、分類できます。

(3)「原告」ではなく、「山田」と名前を付けるのは、テンプレート(作業フォルダー)で利用するからです。

クラウドストレージでの共有

(1)クラウドストレージを利用していれば、共有機能を使って、記録(資料)をお客様に共有することもできます。

(2)その際には、お客様用の閲覧フォルダーを作り、記録(資料)コピーしてます。お客様が記録を改変してしまうことを防ぐためです。

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