【業務の効率化】業務効率化の類型

業務効率化の類型

　業務効率化の方法については、以下のように分類できます。

標準化

（１）マニュアルや手順書を作ることです。
（２）仕事の仕方がバラバラでは、改善ができません。仕事のやり方を一つに決めるのが標準化です。
（３）改善の前提となる作業です。

一元管理

（１）仕事を一か所でまとめて管理して見える化することです。
（２）一元管理してやっと全体を把握できます。
（３）改善の前提となる作業です。

一括処理

（１）別々の人が作業するよりも、関連する業務は同じ部署（同じ人）が作業した方が効率的な場合もあります。

（２）各人の作業を洗い出した際には、誰がするべきか、を再検討します。

業務の外だし

　例えば、取引先やお客様に自分の名前や住所を入力してもらえるように、工夫すれば、名簿を作る業務そのものを無くせます。

テンプレの活用

（１）過去の文書を使って文書を作れれば効率的に文書を作成できます。

（２）文書の保存場所を決めて置き、前の文書を見ながら文書を作れるような工夫です。

過去の情報の活用

（１）例えば、他の事例の解決策が今回の事例の解決に役立つ可能性があります。

（２）検索できる形で、必要な情報を記録を残すルールが必要です。

自動入力、二度手間の廃止、不要な業務の廃止

（１）一方でデータを入力すれば、他方のデータが自動で出力できないか、二重の手間を省けないか検討します。

（２）ルーチンワークであっても、その作業を無くせないか検討します。

旧方式の完全撤廃

（１）効率のよい新方式に代えても、旧方式が残ったままであれば、全体としては業務効率化が悪化します。
　旧方式の労力が１０、新方式の労力が１でも、旧方式が残ったままだと結局１１となります。
　ベテラン社員は、今までと同じやり方で仕事をしてしまう傾向があります。

（２）旧方式の完全に撤廃する等の工夫が必要です。

新方式の最小化

（１）例えば、ぺーバーレス化するためにも、書類をPDF化する作業が発生します。

（２）新方式を導入する場合にも、目的を絞って増える作業を最小化させる必要があります。

（３）効果を検証しつつ、改善すべき業務を考えます。

ITツールの最小化

（１）ITツールが増えれば、ついてこれない社員が出てきます。

（２）何でもIT化させるのではなく、必要最低限に限ってITツールを利用します。

（３）ITツールを使わなくても、運用ルールをしっかりと決めて、これを守らせることができれば、同様の効果を生むこと可能です。運用ルールで代用できないかも検討します。

参考

　藤井美保代「事務の仕事がムリなくミスなくはかどる本　仕事を効率化する８８の小さな工夫」１３８頁以下、１４９頁以下

　白川克、榊巻亮「業務改革の教科書: 成功率9割のプロが教える全ノウハウ」１４８頁以下