【文書管理】作業フォルダーの活用（テンプレートの利用）

文書の作成の効率化

（１）前に作った文書を見ながら文書を作ることができれば作業効率があがります。
（２）簡単に、テンプレートを用意する方法があります。

作業フォルダーと案件フォルダーの分離

（１）「作業フォルダー」で文書を作成して、その文書を「案件フォルダー」に移すことをルール化しましょう。

（２）例えば、前に作った内容証明を参考に、新しい内容証明を作る例を説明します。

　

（ア）「内容証明」のフォルダーを作ります。

　　「日付　→　依頼者　→　案件概要」で、文書名を保存します。

　　「０２１１０９　○○株式会社　債権回収」

　　「０３０４１１　山田花子　　　離婚」

　　　似た概要の文書を探し、これをコピーして作成します。

（イ）「案件フォルダー」にコピーする。

　　内容証明の「作業フォルダー」で文書を作った後に、依頼者名の付いた「案件フォルダー」に移します。

（３）ルールの概要

　　文書の作成スールは、以下のとおりです。

　「業務フォルダー」　例　　「内容証明」のフォルダーで文書を作ります。

　「案件フォルダー」　例　　文書が完成したら、「山田花子」の案件フォルダーに移動させます。

　業務フォルダーでは、作業ごとに文書を管理します。案件フォルダーはお客様ごとに文書を管理します。

　例えば、作業フォルダの「内容証明」のファイルには、前に作った文書があります。これを参考に新しい文書を作ります。しかし、作業フォルダーだけでは、お客様の記録を保管できません。

　これを、お客様ごとい分けた案件フォルダーに移すという運用です。

社員の心理

（１）実際には、作った文書を別のところにコピーするという作業が一つ増えます。人は作業が増えると、そのルールに従ってくれないという傾向があります。
（２）しかし、前の文書を見ながら作った方が楽なので、このルールは守てくれます。

作業フォルダーのメリット

（１）前の文書をそのまま残すので、マニュアル代わりに使えます。
（２）社員にとっても、作業コストが下がることが実感しやすく、スムーズに導入が可能です。
（３）実際に取り扱った案件ベースで、テンプレが増えるので、最新バージョンのテンプレが増えていきます。