【グーグル】グーグルドキュメント

グーグルドキュメント

（１）グーグルドキュメントとは、グーグル社が作ったWEB上で保存できる文書です。
（２）ＷＥＢ上に保存されますので、社外のメンバーと一緒に同時編集が可能です。
（３）ＷＥＢ上で文書の変更が常に記録されています。保存し忘れるということもありません。保存ボタンを押すことがありません。

グーグルドキュメントのメリット・デメリット

（１）共同編集が可能なので、社外の方と文書を作る場合には、グーグルドキュメントが便利です（文字だけの文書を作る場合に限る。）。
　一つの文書を一緒に同時に編集できます。
（２）外部にクラウドに保存された文書を見てもらう場合には、グーグルドキュメントの方が便利です。ワード（ファイル）の場合には、フォントが変化してしまい見にくいことが多いです。
（３）写真や、図表を入れたりする場合は、グーグルドキュメントは向きません。
（４）ワードになれていると、グーグルドキュメントの文書について違和感があるのは事実です。
（５）まだまだ、グーグルドキュメントの周知性は高くなく、社外の人間が添削する場合には、ワードの方が便利です。

使い分け

（１） 写真や、図表を入れたりする場合には、基本的にはワードを使用します。
（２）社外の人間が添削する可能性がある文書は、基本的にはワードを使用します。
（３）社外のメンバーと一緒に文書を編集することがあり、その方がＩＴに詳しい場合には、グーグルドキュメントを使用しています。　
（４）例えば、会議資料は、スプレッドシートで作るようにしています。社外の人間が使いにくいという話があれば、ワードに戻したりもします。

社内ルール

（１）弊所の社内ルールとしては、送付状はグーグルドキュメントで作ることになっています。
（２）グーグルドキュメントで送付状を作るメリットはほとんどありません。狙いは、一番良く使う書類をグーグルドキュメントで作ることで、社内のメンバーにグーグルドキュメントに慣れてもらうようにしています。