【文書管理】連絡記録

連絡記録

（１）お客さんや、取引相手とどんな話をしたのか、後日、確認したい。
　　　お客様を訪問して、その後、どんな会話をしたのか、記録しておきたい。

（２）上記のニーズを満たすには、社内ルールの徹底が不可欠です。

文書のファイル名のルール

（１）メモをワードで作ること、文書（メモ）のファイル名を以下のようすることをルール化します。

（ア）取引先の訪問日報であれば、「日付　訪問日報　取引先　社員名」を記載します。
　　　「０３０４２２　【訪問】　松田商会　　山田花子」という形です。

（イ）取引先からの電話であれば、「日付　【電話】　取引先　社員名」を記載します。
　　　文書の中に、折り返しの電話番号も記載します。

（２）件名を統一しておけば、一括検索が可能です。
　　例えば、「取引先」で検索すれば、日々の訪問での具体的なやりとりが分かります。
　　「０３０４０３　　【訪問】　　松田商会　　山田花子」
　　「０３０４２１　　【電話】　　松田商会　　山田花子」

（３）クラウドストレージと検索
　クラウドストレージであれば、文書の中身の検索もしてくれます。
　例えば、文書の中身に、折り返しの電話番号を記載しておけば、「電話番号の下4桁」を入力して検索も可能です。

メールの件名のルール

（１）電話の内容を担当者に報告するとき、上司に報告するときには、メールのファイル名を以下のようすることをルール化します。

（ア）お客さんからの電話を報告するときには、以下のように件名を定めます。
　　　「０３０４２２　【訪問】　松田商会　　山田花子」という形です。

（イ）取引先からの電話であれば、「日付　【電話】　取引先　社員名」を記載します。
　　文書の中に、折り返しの電話番号も記載します。

（２）件名を統一しておけば、メールで一括検索が可能です。
　　例えば、「取引先」で検索すれば、日々の訪問での具体的なやりとりが分かります。
　　「０３０４０３　　【訪問】　　松田商会　　山田花子」
　　「０３０４２１　　【電話】　　松田商会　　山田花子」

ルールの設定とシステム導入

（１）もちろん、ルールを徹底させるのは大変です。

（２）しかし、高いシステムを導入しても、社員全員でシステムに入力するというルールを守らなければ意味がありません。

（３）仮に、「お客様との連絡記録」を保存するだけであれば、高いシステムは不要かもしれません。