【フォルダーの整理】電話、面談のメモをして整理する。

電話、面談とメモ

　電話、面談のメモは、以下のように名前をつけて保存しましょう。

電話、打合せ記録のルール（名付け）

　「日付　→　電話（面談）　→　名前」で、文書名を付けて下さい。

　　０３０４０３_面談_山田
　　０３０４２１_面談_西田氏の代理人
　　０６０３４４_資料_打合せメモ

フォルダーの整理

（１）フォルダーには、以下のように整理して下さい。

（２）各ファイルには、以下の文書を入れます。

「010_その他」　　　　　　　　・・・・その他を入れるファイル
「020_関係者情報」　　　　　　・・・・（依頼者の名前や住所が記載された）相談票、名刺をPDF化して入れます。
「030_委任契約書、請求書」　　・・・・委任契約書、請求書をPDF化して入れます。
「040_事案の概要、タスク、連絡メモ」　・・・・依頼者や、相手方とのやり取りを入れるファイルです。
　　　　　　　　　　　　　　　・・・・タスクや、事案の概要も作って入れます。
「050_証拠」　　　　　　　　　・・・・依頼者からもらった証拠をPDFして入れます。
「060_示談交渉」　　　　　　　・・・・示談交渉段階の、通知書をPDF化して入れます。
「070_訴訟」　　　　　　　　　・・・・訴訟等の、訴訟記録をPDF化して入れます。
「080_期日報告」　　　　　　　・・・・依頼者からもらった証拠をPDFして入れます。

「040_事案の概要、タスク、連絡メモ」　

（１）「040_事案の概要、タスク、連絡メモ」　の中には、事案の概要や、タスクの一覧を作って入れましょう。
（２）メモは日々増えてきます。
（３）「過去」フォルダーを作って、古いメモを入れて見えなくしましょう。
（４）別途、「メモ事案の概要」や、「タスクの一覧」を入れましょう。全体を説明したメモも一つは作りましょう。」

　　030403_面談_山田
　　030421_電話_西田氏の代理人
　　060344_資料_打合せメモ
　　070210_要点_事案の概要
　　070210_要点_タスクの一覧

整理の重大性

（１）定期的にメモについて、重要なものとそうでないものを分けましょう。
　整理しなければ、結局、メモが埋もれてしまうからです。
（２）通常は、最近のメモだけが重要です。過去のメモを「過去フォルダー」に入れて、管理すれば十分です。