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タスク管理

2024/07/20 更新

タスク管理

 タスク管理は、抱えている仕事の優先順位を決めたり、忘れないようにする技術です。

1 タスクの書き出し

 まずは、紙に抱えているタスクを全て書いてみましょう。

2 30分以内にできる仕事

 30分以内にできる仕事をピックアップします。
 仕事は終わらせてしまえば管理する必要もありません。
 すぐに終わらせれる仕事はすぐに終わらせます。

3 時間がかかる仕事

 時間がかかる仕事も、2日以内に1時間だけ行います。そうすることで作業時間が見えてきます。

 時間がかかりそうな「重たい仕事」は紙に書いてリストにしておきます。
 「●●の件(3/14)」というように、最終的な期限も簡単に書きます。
 3日に1回は紙のリストを書き直します。これによって、注意喚起ができます。

 ハーバードビジネスレビュー2023年3月号の4頁では、タスク管理は紙のカレンダーの方が自分の仕事を全体に把握しているという研究結果が記載されています。

4 相手方待ちの仕事

 お客さんの返事待ち等の仕事があります。これをも紙のリストに入れておきます。
 忘れないようにするために、目につく場所に以下のものを置きます。
 ① 自分の机の上にファイルを立てて置く、②メールの題名に仕事内容を書いて、自分に送る。終わったらゴミ箱に入れる等します。

5 絶対に忘れない仕事

 お客さんの返事待ちであるが、必ず返事をやくれる人の仕事はタスク管理から外してもいいかもしれません。
 役所の許可待ちであるが、次の段階に進んだ場合には、必ず知らせが来る場合にもタスク管理から外してよいでしょう。

6 チームの仕事は最優先

 チームで任された仕事は最優先で行います。他人の仕事のチェックも最優先で行います。
 自分がやらないと全体が遅れます。また、周りのモチベーションも下がります。

7 外出の用事はまとめて行う。

 効率よく外出の用事はすませたいところです。
 期限が迫ると、そのことだけのために外出する必要がでてきます。外出する必要がある仕事も最優先です。

8 緊急ではないが、重要な仕事

 週に1日は、緊急ではないが、重要な仕事にあてたいです。
 週に半日でも時間を確保できたか、チェックします。

参考

 中村 直人 、 山田 和彦「弁護士になった『その先』のこと。」5頁以下、55頁以下
 具体的なタスク管理が記載されており、個人的には参考になりました。

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