【指示・タスクを忘れない工夫】メールの処理

タスク管理

　タスク管理は、抱えている仕事の優先順位を決めたり、忘れないようにする技術です。

情報を減らす工夫

　GTD（Getting Things Done） は考えること（情報）が増えれば、生産性や集中力が低下する、という考え方です。したがって、タスク（情報を）を減らして、今やるべき仕事をだけに集中する環境を作ることが大切です。

タスクを忘れない工夫

（１）例えば、やらないといけない仕事を机の上において、付箋で期限を書いてけば、毎日、目につくので仕事の漏れを防げます。
（２）忘れようと思っても忘れることができないように、目に着く場所に億頭の工夫が必要です。

メールの処理と、アーカイブ

（１）アーカイブという機能を使います。

（２）既読したメールを３つに分けましょう。

　①不要なメールは、「アーカイブ」で処理します。

　②１０分以内に終わりそうなタスクであれば、処理したうえで、「アーカイブ」で処理します。

　③３０分以上かかりそうなタスクを依頼するメールには、星をつけて、明確にしておきましゅう。

（３）上記のように処理すれば、メールボックスには、未読もしくは未処理のメールだけになるようにします。

アーカイブの機能

（１）アーカイブは、「削除しないが、受信トレイから見えなくする」という機能です。

（２）メールを削除しているわけではないので、「全てのメールを見る」を選べば、これを見ることができます。

外出先からでのメールチェク

（１）グーグルメール等を利用すれば、外部からでのメールのチェックができます。
（２）スマホにアプリをダウンロードしておけば、移動時間にメールの処理がほとんど終わります。
（３）私は、このように処理するようになってからは、メールの見忘れがなくなりました。