電話対応の基本

電話対応

（１）弁護士事務所にかかってきた電話については、以下のように対応をします。

（２）　「夕陽ケ丘法律事務所でございます。」と挨拶しましょう。

聞くこと

（１）相手の担当者の名前
　　会社名しか名乗っていない場合には、担当者の名前を聞きましょう。

（２）折り返しの電話番号

　　折り返しの電話番号を聞きましょう

（３）用件

　　要件を聞きましょう。

（４）事件番号、依頼者名

　裁判所からの電話の場合、折り返し電話するときには事件番号が必要です。事件番号を聞きましょう。

　法律事務所からの電話の場合、折り返し電話するときには事件の当事者名が必要です。当事者名を聞きましょう。

相手が電話番号を言ってくれなかったとき

（１）以下の理由で、相手が電話番号を教えてくれなかったときにも、再度、電話番号を聞いてもらって下さい。

　「◯◯さんが知っているはずです。」

　「こちらから、折り返すので、不要です。」

（２）実際には、折り返しの電話が分からなかったり、こちらから折り返しの電話をしたほうがスムーズに仕事できたりするケースがあります。

（３）したがって、「すみません。社内のルールでお聞きすることになっております。折り返しの電話を教えててください。」とほしい、とお願いしてください。

事件番号

（１）裁判所に、問い合わせするときには、事件番号が大切です。

　「山田さんの件で、質問です。」と言わせるのではなく、「令和４年（ワ）◯◯◯号事件の原告バツバツの代理人事務所として電話しました。」と事件番号を名乗る必要があります。

（２）事件番号は裁判所が決めます。例えば、民事事件では、訴状を裁判所が受け取ったときに裁判所が番号を付与します。

（３）裁判所から、電話がかかってきたときには、事件番号を聞きましょう。

FAX番号

（１）書類の提出を依頼された場合には、FAX番号を聞きましょう。

　法律業界では、文書はFAXで送ることが多いです。

（２）FAXで送る場合には、宛名も聞いておきましょう。

タスク管理ソフト

（１）担当者が留守だった場合には、伝言はタスク管理ソフトに入れて、担当者に伝えます。

（２）タスク管理ソフトに入れてもらえれば、担当者はもれなく、仕事ができます。さらに、タスク管理ソフトに入れてう手間も省くことができます。