【指示・タスクを忘れない工夫】メモのポイント

タスク管理

　タスク管理は、抱えている仕事の優先順位を決めたり、忘れないようにする技術です。

情報を減らす工夫

　GTD（Getting Things Done） は考えること（情報）が増えれば、生産性や集中力が低下する、という考え方です。したがって、タスク（情報を）を減らして、今やるべき仕事をだけに集中する環境を作ることが大切です。

タスクを忘れない工夫

（１）例えば、やらないといけない仕事を机の上において、付箋で期限を書いてけば、毎日、目につくので仕事の漏れを防げます。
（２）忘れようと思っても忘れることができないように、目に着く場所に置く等の工夫が必要です。

メモはパソコンで取る

（１）メモはパソコンで取りましょう。

（２）パソコンでメモを取って、共有フォルダーに入れなければメンバーで共有ができません。

初回のヒアリングは重要

１　見やすい場所に置く

（１）初回ヒアリングのメモは、もっとも大切なメモです。

（２）初回の打合せのメモは、見やすい場所に置きましょう。

２　前提

（１）例えば、離婚事件の相談を受けたとします。お子さんがいなければ、面会交流や養育の問題は生じません。

（２）弁護士業務（仕事）は枝分かれてしていきます。これからやないといけないこと（タスク）も大切ですが、これからやらなくてよいことの確認も同じだけ大切です。

　半年後に、この書類を集めなくていよのか不安になることがあります。したがって、定型的なヒアリング事項についてヒアリングしておくことは大切です。

　（２）初回の打合せのメモは、見やすい場所に置きましょう。

メモをとるタイミング

　以下のタイミングでは、メモをとりましょう。

（１）依頼者と電話して、約束したとき

（２）相手方と電話したとき

（３）依頼者と面談して打合せしたとき

（４）期日が終わったとき

メモの整理

（１）必ずメモを取りましょう。

（２）メモは全てパソコンとりましょう。

（３）定期的にメモを選択して、重要なものとそうでないものを分けましょう。
　　（整理しなければ、結局、メモが埋もれます。）

フォルダーの整理

（１）フォルダーには、以下のように整理して下さい。

「０１　その他」　　・・・・・その他を入れるファイル
「０２　重要な証拠」
「０３　示談交渉」　・・・・・示談交渉段階のファイル
「０４　訴訟」　　　・・・・・訴訟段階のファイル
「０５　連絡事項」　・・・・・重要で無くなったメモを入れる。

【０１　連絡先】　　依頼者の連絡先のPDFもしくはワード
【０２　本人確認】　運転免許等のPDF
【０３　名刺】　　　本人の名刺のPDF
【０４　委任契約】　委任契約書のPDF　　

020344　【面談】　依頼者　　　最初の打合せメモを入れておく。
050721　【電話】　依頼者　　　重要なメモ
080922　【会社】　準備書面　　作成中の文書

（１）フォルダーには、以下のように整理して下さい。

「０１　その他」　　・・・・・その他を入れるファイル
「０２　重要な証拠」
「０３　示談交渉」　・・・・・示談交渉段階のファイル
「０４　訴訟」　　　・・・・・訴訟段階のファイル
「０５　連絡事項」　・・・・・重要で無くなったメモを入れる。

【０１　連絡先】　　依頼者の連絡先のPDFもしくはワード
【０２　本人確認】　運転免許等のPDF
【０３　名刺】　　　本人の名刺のPDF
【０４　委任契約】　委任契約書のPDF　　

020344　【面談】　依頼者　　　最初の打合せメモを入れておく。
050721　【電話】　依頼者　　　重要なメモ
080922　【会社】　準備書面　　作成中の文書

（２）他の人がそのフォルダーを見たときに、短時間で、事件の概要や、重要な証拠を全て確認できるようにしましょう。
（３）どこまでシンプルに整理できるかが、大切です。
（４）フォルダーは３階層以内にまとめましょう。