【ミスのない仕事】フォルダーの整理と一元管理

一元管理

（１）一元管理は、複数のデータを一箇所で管理することをいいます。

（２）さまざまなデータを収集する時間などが削減され、業務効率化を実現するために重要な概念です。

（３）例えば、「事案の概要」「重要な証拠」をクラウドのこの場所に、全て保存しておくとルールを決めれば、後日、これを見たいときに、他の場所を見る必要がなくなります。

　もちろん、重要な証拠をPDF化する手間も発生しますが、他のメンバーに事案の概要を説明したり、重要な証拠がそろっているかを確認するさいに、その手間を省くことができます。

一元管理のルール

（１）みんなが見れる一つの場所にデータを保存する必要があります。

（２）重要な文書について、フォルダーの第一階層もしくは、第二階層までに、全てが揃っていることが必要です。

（３）重要ではない文書は、「その他」フォルダーに入れます。これは重要ではないファイルを入れる場所という意味です。

（４）何を重要な文書とし、どんあネーミングで入れるのか、というルールを統一する必要があります。そうしなければ、一元管理のメリットを享受することは出来ません。

（５）自分だけで管理する案件でも、ルールを守りましょう。重要な証拠をPDF化する手間も発生しますが、その後、文書を探す手間から開放されます。業務効率化とは、雑巾をしぼって、しぼって、少しずつ無駄を削除した結果に達成されるものであるからです。

仕事ができるかは、パソコンのフォルダーを見れば分かる。

（１）仕事ができるかは、パソコンのフォルダーを見れば分かります。

（２）他の人がそのフォルダーを見たときに、短時間で、事件の概要や、重要な証拠を全て確認できるようにしています。

（３）パソコンでは、「その他」フォルダーを使って、使わないメモ、使わない書類は、見えないようにしましょう。

（４）フォルダーは３階層以内にまとめましょう。

参考

　中島 孝志「ミスがどんどんなくなる技術160: 仕事のスピードも劇的に上がる! 」８６頁

フォルダーの整理

（１）フォルダーには、以下のように整理して下さい。

「０１　その他」　　・・・・・その他を入れるファイル
「０２　重要な証拠」
「０３　示談交渉」　・・・・・示談交渉段階のファイル
「０４　訴訟」　　　・・・・・訴訟段階のファイル
「０５　連絡事項」　・・・・・重要で無くなったメモを入れる。

【０１　連絡先】　　依頼者の連絡先のPDFもしくはワード
【０２　本人確認】　運転免許等のPDF
【０３　名刺】　　　本人の名刺のPDF
【０４　委任契約】　委任契約書のPDF　　

020344　【面談】　依頼者　　　最初の打合せメモを入れておく。
050721　【電話】　依頼者　　　重要なメモ
080922　【会社】　準備書面　　作成中の文書

（２）他の人がそのフォルダーを見たときに、短時間で、事件の概要や、重要な証拠を全て確認できるようにしましょう。
（３）どこまでシンプルに整理できるかが、大切です。
（４）フォルダーは３階層以内にまとめましょう。