【ミスのない仕事】「文書名に日付を入れる」「フォルダーは２階層以内にまとめましょう」（一元管理）。

フォルダー内を作るうえでの約束

（１）文書名には全て日付を入れましょう。古いデータと間違えないためです（一元管理）。

（２）重要な証拠や、示談記録、訴訟記録、事実の概要、全てのタスク、完了タスク、未完了タスクが全て、一箇所で短時間で確認できるようにしましょう（一元管理）。

その他のルール

（１）重要な証拠は手間となっても、絶対にPDFにしてください。

（２）データは２階層以内にまとめましょう。

（３）事案の概要、タスクは、フォルダーの第１階層に保存しましょう（一元管理）。

（４）重要でないデータは、「その他」フォルダーに入れましょう。つまり、見えないように工夫をしましょう。

一元管理のルール

（１）重要な証拠は全て、PDF化しましょう。

（２）重要な文書について、フォルダーの第一階層もしくは、第二階層までに、全てが揃っていることが必要です。

（３）重要ではない文書は、「その他」フォルダーに入れます。これは重要ではないファイルを入れる場所という意味です。

（４）自分だけで管理する案件でも、ルールを守りましょう。重要な証拠をPDF化する手間も発生しますが、その後、文書を探す手間から開放されます。業務効率化とは、雑巾をしぼって、しぼって、少しずつ無駄を削除した結果に達成されるものであるからです。

参考

　中島 孝志「ミスがどんどんなくなる技術160: 仕事のスピードも劇的に上がる! 」８６頁

フォルダーの整理

（１）フォルダーには、以下のように整理して下さい。

「０１　その他」　　・・・・・その他を入れるファイル
「０２　重要な証拠」
「０３　示談交渉」　・・・・・示談交渉段階のファイル
「０４　訴訟」　　　・・・・・訴訟段階のファイル
「０５　連絡事項」　・・・・・重要で無くなったメモを入れる。

【０１　連絡先】　　依頼者の連絡先のPDFもしくはワード
【０２　本人確認】　運転免許等のPDF
【０３　名刺】　　　本人の名刺のPDF
【０４　委任契約】　委任契約書のPDF　　

020344　【面談】　依頼者　　　最初の打合せメモを入れておく。
050721　【電話】　依頼者　　　重要なメモ
080922　【会社】　準備書面　　作成中の文書

（２）他の人がそのフォルダーを見たときに、短時間で、事件の概要や、重要な証拠を全て確認できるようにしましょう。
（３）どこまでシンプルに整理できるかが、大切です。
（４）フォルダーは３階層以内にまとめましょう。