【ミスのない仕事】情報を減らす（脳内メモリー）を意識する。　

脳内メモリーと、注意力

（１）脳内で、覚えてられることは４つまで、という研究結果もあります。

（２）「注意する。」「頑張る」では、ミスを防げません。

（３）車の運転に慣れれば、助手席の人と話しながら車を運転できます。しかし、それは注意力が増えたのではありません。見るべきポイント（注意するポイント）が減ったことで、どこを集中すればよいのかコツが分かっただけです。

（４）ミスの防止には、「ルールを守る（見るべきポイントを明確にする）。」「情報を減らす。」ことが1番です。

「頑張れば、頑張る。」ほど、ミスが増える。

（１）仕事の早い人はミスをしません。それは、情報量を減らしているからです。

（２）ルールを守れない人は全てに注意を向けることで、結局、全体的に注意力が散漫になってしまいます。

（３）下記の「メモをとる」「すぐやる」こともルール化できます。ミスの防止にはルールの徹底が一番です。

メモをとる

（１）メモを作れば、覚えていることを増やすことができます。

（２）ミスをしなようにメモをとるのは大切です。

（３）もっとも、メモが増えれば情報が増えます。重要なメモか、そうでないかの整理も大切です。

（４）何年後に思い出すことあるかは重要なポイントです。
　簡単なメモだけでは、見ても思い出せません。メモの取り方にも工夫が必要です。

ルール（チェックボックス）

（１）ルール（チェックボックス）を明確して、これを守ることはどこを見るべきか、明確にしておりミスを減らすことができます。

（２）「その日のメモはからなず、その日に作って、お客様にもメールする。」等のマイルールが多い人は、次にチェックするポイントを分かっています。マイルールを作れる人は強いです。

整理整頓

（１）整理整頓そのものは作業であり、追加の業務ではあります。

（２）しかり、整理整頓によって、不要な情報（情報量）を減らすことができれば、ミスが減ります。

（３）重要な書類については、ひと手間かかってもPDF化するべきです。

（４）ファイルを整理し、２階層までで全て、重要な資料を見ることができるようにしましょう。

　逆に、重要でない資料は、「その他」に入れます。

　重要な資料に注意が行くような工夫をすべきです。

すぐやる

（１）その日の仕事をその日中にやりましょう。

（２）仕事を残せば、「仕事を管理する。」という仕事が増えます。

（２）後日あると、「思い出す。」「資料を読み直す。」という手間が増えます。すぐやることは仕事を減らします。

仕事の工数を減らす。仕事のやり方を見直す。

（１）人間が作業すればミスが発生します。

（２）したがって、工数を減らせないか、常に考えるクセは大切です。

（３）その日の仕事をどれだけ段取り良くやるか考える時間を１０分とれば、ミスが減ります。

（４）仕事のやり方を見直す時間を取ることも大切です。

書式を使う。説明文書を用意する。

（１）書式を使ったり、事前に一般的な説明の文書を用意したりすれば、工数を減らすことができます。

（２）過去の文面を使うなどを工夫すれば、作業効率があがります。

ダブルチェックする。

（１）自分だけで仕事を完結せずに、他人に最後の仕上げを頼むのは有効です。

（２）「◯◯だけはダブルチェックしてほしい。」とチェックポイントを伝達するのが有効です。

（３）他人に仕事を頼むとコミニケーションのロスが生じます。したがって、「◯◯は、◯◯さんがチェックする。」というルールを決めてお互いの責任を明確にしましょう。

参考

　宇都出 雅巳「仕事のミスが絶対なくなる頭の使い方: 勘違い・見落とし・誤判断が防げる!」８２頁から１１３頁