【ファイルの整理】ファイルの整理（１）　通知書、訴訟記録の整理

GTDの考え方

（１）GTD（Getting Things Done） は、考えること（情報）が増えれば、生産性や集中力が低下する、という考え方です。

（２）上記は、タスク管理の考え方です。タスク（情報を）を減らして、今やるべき仕事をだけに集中する環境を作る技術です

フォルダーの整理

（１）フォルダーには、以下のように整理して下さい。

「０１　その他」　　・・・・・その他を入れるファイル
「０２　重要な証拠」
「０３　示談交渉」　・・・・・示談交渉段階のファイル
「０４　訴訟」　　　・・・・・訴訟段階のファイル
「０５　連絡事項」　・・・・・重要で無くなったメモを入れる。

【０１　連絡先】　　依頼者の連絡先のPDFもしくはワード
【０２　本人確認】　運転免許等のPDF
【０３　名刺】　　　本人の名刺のPDF
【０４　委任契約】　委任契約書のPDF　　

020344　【面談】　依頼者　　　最初の打合せメモを入れておく。
050721　【電話】　依頼者　　　重要なメモ
080922　【会社】　準備書面　　作成中の文書

（２）他の人がそのフォルダーを見たときに、短時間で、事件の概要や、重要な証拠を全て確認できるようにしましょう。
（３）どこまでシンプルに整理できるかが、大切です。
（４）フォルダーは３階層以内にまとめましょう。

通知書、訴訟記録の整理

（１）「日付　→　依頼者　→　文書名」で、文書名を付けて下さい。

（２）日付は、文書が届いた日付ではなく、文書に書かれた日付で書いて下さい。

　訴訟において、「令和６年４月２日の準備書面（２）の２頁の文書について質問があります。」など、文書に書かれた日付で話をすすることにあんるからです。

（３）証拠（甲号証、乙号証）は証拠説明書の日付を、その文書の日付として下さい。

　　「０２１１０９　【山田】　訴状」

　　「０２１１０９　【山田】　証拠説明書（１）」

　　「０２１１０９　【山田】　甲１～甲１０」

　　「０２１１３０　【西田】　答弁書」

　　「０２１２２０　【西田】　準備書面（１）」

　　「０２１２２０　【西田】　証拠説明書（１）」

　　「０２１２２０　【西田】　乙１～乙３」

　上記のように名前を付ければ、主張書面、証拠説明書、証拠を区別せずに、分類できます。

（４）「原告」ではなく、「山田」と名前を付けるのは、間違ったファイルに入れてしまったときに気づきやすくするためです。