ファイルの整理（２）　電話、打合せ記録の整理

タスク管理

　タスク管理は、抱えている仕事の優先順位を決めたり、忘れないようにする技術です。

情報を減らす工夫

　GTD（Getting Things Done） は考えること（情報）が増えれば、生産性や集中力が低下する、という考え方です。したがって、タスク（情報を）を減らして、今やるべき仕事をだけに集中する環境を作ることが大切です。

タスクを忘れない工夫

（１）例えば、やらないといけない仕事を机の上において、付箋で期限を書いてけば、毎日、目につくので仕事の漏れを防げます。
（２）忘れようと思っても忘れることができないように、目に着く場所に置く等の工夫が必要です。

フォルダーの整理

（１）フォルダーには、以下のように整理して下さい。

「０１　その他」　　・・・・・その他を入れるファイル
「０２　示談交渉」　・・・・・示談交渉段階のファイル
「０３　訴訟」　　　・・・・・訴訟段階のファイル
「０４　連絡事項」　・・・・・重要で無くなったメモを入れる。

【連絡先】　依頼者の連絡先　　PDFもしくはワード
【名刺】　　本人の名刺
【委任契約】委任契約書　　

020344　【面談】　依頼者　　　最初の打合せメモを入れておく。
050721　【電話】　依頼者　　　重要なメモ
080922　【会社】　準備書面　　作成中の文書

（２）自分以外の人が記録を見た場合に、重要な順番で見れるように工夫をする。
（３）どこまでシンプルに整理できるかが、大切です。

電話、打合せ記録のルール（名付け）

　「日付　→　電話（面談）　→　名前」で、文書名を付けて下さい。

　　０３０４０３　　【面談】　　山田
　　０３０４２１　　【電話】　　西田氏の代理人

電話、打合せ記録のルール（整理）

（１）定期的にメモ（電話記録）を選択して、重要なものとそうでないものを分けましょう。

（２）整理しなければ、結局、メモが埋もれてしまうからです。